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保持ポリシーの構成

アーティファクトを削除し、データベース サイズの最小化を自動的に支援するように、保持ポリシーを構成します。

  1. [システム] > [システム設定] > [データベース、保持、およびレポート] > [保持ポリシー] に移動します。
    [保持ポリシー] ダイアログ ボックスが表示されます。
  2. デフォルトでは、[バージョン] タブが開き、項目 (フォーム、プロセス、ビジネス ルール、分類グループ、抽出グループ) のすべてのバージョンが保持されます。項目に保持するバージョンの数を構成するには、[バージョン ベースの保持] で、[カスタム] を選択し、「最新の 8 つのバージョン」(選択した項目の最新の 8 つのバージョンが保持されます) など、バージョンの数を選択します。(デフォルト: 最新の 10 バージョン、最小: 最後の 1 バージョン)
  3. デフォルトでは、項目は永続的に保持されます。[内部ユーザー]、[外部ユーザー]、[監査ログ エントリ]、および [KCM パック] の時間ベースの保持期間を構成するには、次の手順を実行します。
    1. [時間] タブをクリックします。
    2. [時間ベースの保持] で、KCM パックなどの項目に [カスタム] を選択し、年数、月数、日数を選択します。(デフォルト: 1 年、0 か月、0 日、最小: 1 日)
  4. デフォルトでは、すべてのドキュメントが無期限で保持されます。カスタム保持期間を構成するには、次の手順を実行します。
    1. [ドキュメント] タブをクリックします。
    2. [ドキュメントの保持] で [カスタム] を選択してから、年数、月数、日数を選択します。(デフォルト: 1 年、0 か月、0 日、最小: 1 日)
    3. 特定のドキュメント タイプの保持期間を定義するには、[特定のドキュメント タイプの保持] で をクリックします。
      ドキュメント タイプ保持ポリシーを追加ポップアップが表示されます。
    4. [ドキュメント タイプ] リストで、ドキュメント タイプを選択します。
    5. [カスタム] をクリックし、年数、月数、日数を選択します。(デフォルト: 1 年、0 か月、0 日、最小: 1 日)
    6. [開始] で次のいずれかを選択し、ドキュメント タイプの保持モードを設定します。

      • ドキュメントに最後にアクセスした日付: ドキュメント タイプは、ドキュメントが最後にアクセスされた日付に基づいて保持されます。

      • ドキュメントが終了済みとしてマークされた日付: ドキュメント タイプは、ドキュメントが終了済みとしてマークされた日付に基づいて保持されます。

        ドキュメント タイプの保持モードが「終了済み時間」タイムスタンプに基づいている場合は、そのドキュメントが終了済みとしてマークされていることを確認してください。これらのドキュメントが終了済みとしてマークされていない場合、これらは保持ポリシーによって取得されず、データベースから削除されません。
  5. 保持プロセスの実行を定義するには、次の手順を実行します。
    1. [実行] タブをクリックします。
    2. [保持プロセスの実行] で、[保持チャンク サイズ] (デフォルト: 250)、および保持タスクの実行ごとに削除可能な [最大ジョブ] を選択します。(デフォルト: ドキュメントの場合は 250、ジョブの場合は 1000)。
  6. [保存] をクリックします。

    構成された設定が保存されます。