TotalAgility では、アクティビティは手動 (ユーザーが実行する必要がある) または自動 (システムが実行する) にすることができます。

一部の手動ワークフロー タスクは、反復することができます。

• 半日の休暇申請は常に承認します。

• 金額が 1000 ドル未満の場合、ローンの承認を受け入れます。

• 単なる承認であり、データの入力を必要としないアクティビティを完了します。

各ワーカーがこれらのタスクの 1 つを毎日完了する必要があり、完了するのに 1 分かかる場合、そのタスクを自動化できれば、ワーカーは毎月 30 分 (年間 6 時間) 節約できます。

これを組織全体に適用すると、節約される時間が大幅に増加するため、ワーカーはより価値の高いタスクに集中し、全体的な効率と有効性を向上させることができます。

作業キュー自動化機能により、ユーザーは自分に割り当てられたタスクの自動化を要求できます。自動化要求が (プロセス フィードバック機能を介して) 受け入れられた場合、プロセス Designer で作業キュー自動化ルールを構成して、特定の条件下でそのユーザーに代わってタスクを自動完了することができます。

特定のプロセスで、ユーザーが同じ自動化を継続的に要求する場合は、次のいずれかを実行するようにプロセスを再設計できます。

• 特定の条件下でステップをバイパスするロジックをプロセスに追加して、部分的に自動化します。

• エンドユーザーのリクエストから収集した情報を使用して、その手動タスクを完全に自動化します。

• 値を追加していない場合は、タスクを完全に削除します。

オートコンプリートは通常、ユーザーに代わって完了するように構成されます。ただし、オートコンプリートは、システム レベルで、ユーザーに関係なく実行するように構成することもできます。たとえば、作業キューの自動化を構成して、融資申し込みの中で依頼者の信用スコアが低いものをすべて自動的に拒否できます。このタスクでは、ルールを設定して、ビジネス目標を満たさないタスクを除外し、手動で確認して削除するのは無駄な作業と見なされます。次に、信用スコアをビジネス データとして保持し、デシジョン テーブルを使用するかプロセスを呼び出して、必要に応じて更新します。この場合、システム (TotalAgility) は手動アクティビティを完了します。

アクティビティが自動的に完了すると、ジョブの監査と履歴がこれを示します。

作業キュー自動化ルールは、いくつかの条件に基づいてアクティビティを完了するのに最適なリソース (ユーザーまたはグループ) を決定し、ルールの一致が見つかった場合にアクティビティに割り当てられたリソースを更新できます。

休暇申請が 20 日を超える場合、申請者のライン マネージャーではなく、HR グループがこれを承認する責任があります。

ルールによってリソースが変更されると、ジョブの監査と履歴がこれを示します。

自動化された作業キュー管理には、次のようなメリットがあります。

• 既知のインプットとアウトプットに基づいて反復的なアクティビティを自動的に完了することで、時間を節約できます。

• 作業完了のハイブリッド モード – 通常、アクティビティは手動で完了しますが、条件付きロジックを使用して無人で自動的に完了することもできます。

• より適切なリソースに作業を自動的にルーティングできます。

• ルールは、プロセス設計者またはシチズン デベロッパーによって、プロセスから独立して維持できます。

• 完了/ルーティングのロジックは、プロセス自体から分離されています。

方法: 作業キュー自動化ルールの作成

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