Archivierung
Archivierung ist in Outlook integriert und funktioniert sowohl für E-Mail-Nachrichten als auch für Dateianhänge. Die folgenden Themen beschreiben einzelne Aspekte der Archivierung von E-Mail-Nachrichten in Power PDF.
E-Mail-Dateien archivieren oder konvertieren
Sie können E-Mail-Dateien mit der Erweiterung .msg oder .eml zum Archivieren oder für andere Zwecke in PDF konvertieren. Das ist auch möglich, wenn kein E-Mail-Client auf dem Computer installiert ist. Sie können eine oder mehrere E-Mail-Dateien in Power PDF importieren. Es ist möglich, .msg- und .eml-Dateien sowie andere unterstützte Dateitypen in einer Auswahl zu kombinieren. Jede erstellte PDF-Datei wird in einer eigenen Power PDF-Instanz platziert. Zum Importieren von Dateien in Power PDF gibt es drei Möglichkeiten:
- Ziehen Sie eine oder mehrere Dateien vom Desktop in ein leeres Fenster in Power PDF.
- Wählen Sie , und wählen Sie als Dateityp die Option Alle Dateien. Dateien können aus dem lokalen Dateisystem oder einem verknüpften Dokumentenmanagementsystem (DMS) geladen werden.
- Verwenden Sie einen der Befehle unter , und fahren Sie wie oben beschrieben fort.
Alternativ können Sie zum Konvertieren von E-Mail-Dateien in PDF auch den Create-Assistenten verwenden. Dort lassen sich .msg- und .eml-Dateien zusammen mit anderen unterstützten Dateitypen einer Dateiliste hinzufügen. Es stehen verschiedene Speicheroptionen zur Auswahl. Zum Beispiel können alle generierten Dateien in einer PDF-Datei kombiniert oder spezielle Profile und Einstellungen angewendet werden.
Falls Sie den Create-Assistenten verwenden, müssen Sie ein Profil verwenden, dass auf die gleiche PDF-Version eingestellt ist, wie in Power PDF unter .
Archivierung durch Integration mit E-Mail-Systemen
Diese Archivierungsfunktion ist nur verfügbar, wenn die Anwendung in Microsoft Outlook integriert ist. Wenn Sie eine Standardinstallation wählen, ist die E-Mail-Archivierungsfunktion standardmäßig verfügbar.
Mit der angepassten Installation im Installationsprogramm können Sie die Integration jederzeit deaktivieren oder wieder aktivieren.
E-Mail-Objekte archivieren
In Microsoft Outlook können Sie mit den folgenden Werkzeugen auf der „Kofax PDF“ Werkzeugleiste nach PDF archivieren:
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Ordner archivieren: Archivieren Sie den ausgewählten E-Mail-Ordner im Hauptfenster in mehreren PDF-Dateien. Dieses Werkzeug steht nur im Outlook-Hauptfenster zur Verfügung. |
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E-Mail archivieren: Archivieren Sie die ausgewählten Objekte in mehreren PDF-Dateien. |
Siehe Hilfethema Informationen über das Archivieren.
Dies gilt für Standardordner (Eingang, Gesendete Objekte, Große Nachrichten, Zur Nachverfolgung usw.), eigene Ordner, Archivordner sowie für Kalender, Aufgaben und Kontakte.
Dazu stehen folgende Archivierungsmethoden zur Verfügung:
Alle Kalendertermine, Aufgaben oder Kontakte gelten als Einzelobjekte.
Sparen Sie Zeit: Verschieben Sie die gewünschten Nachrichten in einen eigens angelegten Ordner und archivieren Sie nur diesen.
E-Mail-Anhänge archivieren
Die E-Mail-Anhänge werden immer in ihrem ursprünglichen Format archiviert, entweder in verlinkten separaten Dateien oder angehängt an die zugehörige PDF-Datei, die aus der E-Mail erstellt wird. Weitere Informationen finden Sie unter E-Mail-Anhänge archivieren.
Archivierungseinstellungen definieren
Die Einstellungen für die Archivierung können Sie im Dialogfeld Einstellungen auswählen.