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Outlook-Objekte in separaten Dateien archivieren

Sie können die ausgewählten Objekte oder einen ganzen Ordner (mit oder ohne Unterordner) in separaten PDF-Dateien unter einem von Ihnen festgelegten Ordner archivieren. Dabei werden die Ordner mit derselben Struktur angelegt, mit der sie auch in Outlook gespeichert sind.

Beim Archivieren des Kalenders wird jeder Termin zu einem separaten Objekt. Die Anzahl der erstellten PDF-Dateien kann also sehr groß sein. Gleiches gilt für Aufgaben und Kontakte: Jeder Eintrag wird zu einer eigenen PDF-Datei.

So bereiten Sie die Archivierung von Outlook-Objekten in separaten Dateien vor

  1. Symbol für Einstellungen Klicken Sie auf der Registerkarte Kofax PDF auf das Werkzeug Einstellungen, um das Dialogfeld Einstellungen mit dem geöffneten Fenster Einstellungen für E-Mail-Archivierung anzuzeigen.

    Siehe Hilfethema Dialogfeld Einstellungen

  2. Wählen Sie in diesem Fenster in der Liste Archivierungsformat die gewünschte PDF-Version aus.
  3. Wählen unter Archivierungsmethode die Option E-Mail-Nachrichten einzeln archivieren.
  4. Entscheiden Sie, wie mit E-Mail-Anhängen verfahren werden soll.

    Weitere Informationen finden Sie unter Handhabung von E-Mail-Anhängen.

  5. Klicken Sie auf OK, um das Dialogfeld zu schließen.

Beginnen Sie mit der Archivierung von Outlook-Objekten in separaten Dateien.

Ändern Sie Einstellungen wie beschrieben in So bereiten Sie die Archivierung von Outlook-Objekten in separaten Dateien vor, fahren Sie dann mit den folgenden Schritten fort.

  1. Wählen Sie die zu archivierenden Elemente aus.
  2. Click a tool depending on your selection.
    • Symbol für E-Mail archivieren Falls Sie eine oder mehrere Dateien auswählen, klicken Sie auf der Kofax PDF-Registerkarte auf das Werkzeug E-Mail archivieren.
    • Symbol für Ordner archivieren Wenn Sie einen Ordner auswählen, klicken Sie auf das Werkzeug auf der Registerkarte Kofax PDF.
    Um nur zukünftige oder vergangene Termine zu archivieren, zeigen Sie den Kalender in der Wochen- oder Monatssicht an, wählen Sie den gewünschten Zeitraum aus und verwenden Sie die Option E-Mail archivieren anstelle von Ordner archivieren.
  3. Wählen Sie im Dialogfeld Archivstammordner auswählen oder Speichern unter den Zielordner aus, in dem die Elemente gespeichert werden sollen.

    In Outlook ist standardmäßig der Ziel-Ordner Dokumente\PDF-Favoriten\Outlook-Archiv. Die PDF-Dateien erhalten automatisch den Betreff des ausgewählten Objekts als Dateinamen. Wenn der Dateiname bereits vergeben ist, wird den Dateinamen automatisch eine fortlaufende Nummer angehängt.

  4. Klicken Sie auf Speichern, um die Archivierung zu starten.

    Die Dateien werden im Zielordner gespeichert. Eine Fortschrittsanzeige wird angezeigt. Bei Problemen wird ein Fehlerbericht im PDF-Format angelegt, dem die Anhänge hinzugefügt werden.