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Ein PDF-Paket mit Outlook-Objekte erstellen

Sie können die ausgewählten E-Mail-Objekte oder einen ganzen Ordner (mit oder ohne Unterordner) in einem PDF-Paket archivieren. Die erstellte PDF-Paketdatei erhält ein Deckblatt, das den Inhalt der Datei beschreibt. Die einzelnen Elemente des Pakets werden ebenfalls in PDF-Dateien gespeichert. Die PDF-Version können Sie im Dialogfeld Einstellungen auswählen.

Um Outlook-Objekte in einem PDF-Paket zu archivieren, fahren Sie mit folgenden Schritten fort:

  1. Symbol für Einstellungen Klicken Sie auf der Registerkarte Kofax PDF auf das Werkzeug Einstellungen, um das Dialogfeld Einstellungen mit dem geöffneten Fenster Einstellungen für E-Mail-Archivierung anzuzeigen.

    Siehe Hilfethema Dialogfeld Einstellungen

  2. Wählen Sie in diesem Fenster in der Liste Archivierungsformat die gewünschte PDF-Version aus.
  3. Wählen Sie unter Archivierungsmethode die Option E-Mail-Nachrichten in einem PDF-Paket speichern.
  4. Entscheiden Sie, wie mit E-Mail-Anhängen verfahren werden soll.

    Wenn E-Mails in einem PDF-Paket archiviert werden, werden die Dateianhänge PDF-Anhänge. In diesem Fall ist die Option Als PDF-Link nicht verfügbar.

  5. Klicken Sie auf OK, um das Dialogfeld zu schließen.
  6. Click a tool depending on your selection.
    • Symbol für E-Mail archivieren Falls Sie eine oder mehrere Dateien auswählen, klicken Sie auf der Kofax PDF-Registerkarte auf das Werkzeug E-Mail archivieren.
    • Symbol für Ordner archivieren Wenn Sie einen Ordner auswählen, klicken Sie auf das Werkzeug auf der Registerkarte Kofax PDF.
    Um nur zukünftige oder vergangene Termine zu archivieren, zeigen Sie den Kalender in der Wochen- oder Monatssicht an, wählen Sie den gewünschten Zeitraum aus und verwenden Sie die Option E-Mail archivieren anstelle von Ordner archivieren.
  7. Wählen Sie den Zielordner aus und geben Sie einen Namen für die PDF-Paketdatei ein.
    1. Falls Sie eine vorhandene PDF-Datei angegeben haben, klicken Sie auf Ersetzen, um diese zu überschreiben, wobei deren Inhalt verloren geht, oder klicken Sie auf Anhängen, um die Objekte an die vorhandene PDF-Datei anzuhängen (wobei deren Inhalt erhalten bleibt).

    In Outlook ist standardmäßig der Ziel-Ordner Dokumente\PDF-Favoriten\Outlook-Archiv. Die PDF-Dateien erhalten automatisch den Betreff des ausgewählten Objekts als Dateinamen. Wenn der Dateiname bereits vergeben ist, wird den Dateinamen automatisch eine fortlaufende Nummer angehängt.

  8. Klicken Sie auf Speichern.

Der Archivierungsvorgang wird gestartet; es ist eine Fortschrittsanzeige zu sehen. Die erzeugte PDF-Datei hat ein Deckblatt, das die Anzahl und den Typ der archivierten E-Mail-Objekte angibt. Jedes E-Mail-Objekt wird in eine separate PDF-Datei konvertiert, die der Paketdatei hinzugefügt wird.