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PDF-Dateien in einem Dokumentenmanagementsystem erstellen.

Power PDF Advanced unterstützt mehrere Dokumentenmanagementsysteme. Power PDF Advanced zeigt eine Registerkartengruppe für jedes gefundene und unterstützte Dokumentenmanagementsystem (DMS) an, das während einer angepassten Installation aktiviert oder anschließend durch erneutes Ausführen des Installationsprogramms mit Ändern hinzugefügt wurde.

Unterstützte Systeme finden Sie in Systemvoraussetzungen.

Erstellte PDF-Dateien können auch im DMS gespeichert werden, jedoch nur einzeln nacheinander. Siehe Hilfethema Dateien in einem Dokumentenmanagementsystem speichern.

Erstellen von PDF-Dateien in iManage WorkSite

Verwenden Sie die Kofax PDF-Symbolleiste im PDF Add-In der iManage-Clientanwendung. Details zu den Add-On-Funktionen finden Sie in Über die iManage-Add-on-Symbolleiste.

Erstellen einer PDF mit der iManage-Web-Benutzeroberfläche

Für diese Aufgabe benötigen Sie Folgendes:

  • Das Power PDF-Add-On für iManage 10, das auf dem iManage-Server installiert ist.

  • Ein funktionierendes iManage-Konto.

  1. Melden Sie sich über Ihren Internetbrowser bei iManage an.
  2. Wählen Sie die zu konvertierenden Dateien aus. Sie können XPS-, Office- und Bilddateien auswählen.
  3. Führen Sie den Befehl PDF erstellen aus, indem Sie mit einer der folgenden Aktionen fortfahren:
    • Klicken Sie auf das Symbol „…“ rechts neben dem Dokument, und wählen Sie PDF erstellen (Symbol für PDF erstellen).
    • Klicken Sie in der Kopfzeile der Dokumentenliste auf PDF erstellen (Symbol für PDF erstellen).
    • Öffnen Sie die Vorschau des Dokuments, und klicken Sie dann in der Kopfzeile auf PDF erstellen (Symbol für PDF erstellen).
  4. Falls Sie mehrere Dateien ausgewählt haben, wird das Dialogfeld Objekte in einer PDF kombinieren angezeigt.
    1. Legen Sie fest, wie die ausgewählten Dateien verwendet werden sollen:

      • Eine PDF-Datei für jedes Eingabedokument erstellen: Erstellt aus jedem Quelldokument eine PDF-Datei unter Verwendung des ursprünglichen Dateinamens.

      • Dateien in einem PDF-Dokument kombinieren: Führt alle Quelldateien zu einer einzigen PDF-Ausgabedatei zusammen. Wählen Sie in der Liste unten eine Datei aus, und legen Sie die Reihenfolge mit den Schaltflächen Nach oben und Nach unten fest.

    2. Wählen Sie aus, wie die resultierende Datei oder die Dateien auf den iManage-Server hochgeladen werden sollen:

      • Neues Dokument speichern: Lädt die Ausgabedatei oder die Dateien als neues iManage-Dokument hoch. Neue Dokumente haben denselben Namen, aber eine eindeutige Dokumentennummer. Sie können wahlweise mit PDF mit Original verknüpfen die Originaldatei in den Dateieigenschaften verknüpfen.

      • Save new version: Lädt die Ausgabedatei bzw. -dateien als Version des iManage-Dokuments bzw. der Dokumente hoch.

        Jede Dokumentenversion kann ein anderes Dateiformat haben.

  5. Falls Sie eine einzelne Datei ausgewählt haben, wird das Dialogfeld Speichern unter angezeigt. Wählen Sie aus, wie die Ergebnisdatei wie oben beschrieben auf den iManage-Server hochgeladen werden soll.

Nach Abschluss des Uploads werden die Ausgabedatei bzw. die Ausgabedateien in Ihrer iManage-Dokumentenliste angezeigt. Aktualisieren Sie die Liste nach Bedarf. Weitere Informationen finden Sie unter Integration in DMS.

PDF-Dateien in eDOCS erstellen

Die Client-Anwendung Windows-Explorer-DM-Eweiterung ist für diese Aufgabe erforderlich.

Um eine PDF aus einer Datei in eDOCS zu erstellen, fahren Sie mit den folgenden Schritte fort.

  1. Klicken Sie in Windows-Explorer auf eine oder mehrere Nicht-PDF-Dateien.

    Im Thema PDF Create-Assistent finden Sie die Liste der unterstützten Dateitypen.

  2. Klicken Sie im Kontextmenü auf PDF erstellen.

    Die Option PDF per E-Mail versenden ist auch verfügbar.

  3. Um eine PDF aus einer externen Datei zu erstellen, wählen Sie im Menü Dokument den Befehl Neue PDF erstellen. Geben Sie im Dokumentprofil das Quelldokument und den Speicherpfad für die Zieldatei in eDOCS an.

PDF erstellen in Worldox, EMC Documentum und DocuShare mit dem Create-Assistenten

Falls Sie Ihre Quelldateien nicht direkt in Ihrem Dokumentenmanagementsystem öffnen können, verwenden Sie Create-Assistent. Greifen Sie mit dem Befehl Hinzufügen > Aus DMS öffnen im Create-Assistenten auf eine Datei zu und wählen Sie Speichern in DMS, um die erstellte PDF-Datei wieder in Ihrem DMS zu speichern. Siehe Hilfethema Dateien in einem Dokumentenmanagementsystem speichern.
  1. Starten Sie den Create-Assistenten.
  2. Klicken Sie auf Hinzufügen und dann in der Dropdownliste auf Aus DMS öffnen.
  3. Falls mehr als eine Cloud-Site-Verbindung eingerichtet ist, bietet ein Dialogfeld Cloud-Speicherstandorte (wie Evernote oder SharePoint) an. Wählen Sie die bevorzugte Website.
  4. Geben Sie bei Bedarf Anmeldeinformationen ein und melden Sie sich am Speicherort an.

    Unterstützte DMS mit einer Clientkomponente auf Ihrem Computer werden ebenfalls angezeigt, sofern sie bei einer angepassten Installation oder einer später ausgeführten angepassten Installation aktiviert wurden.

  5. Verwenden Sie die DMS-spezifische Benutzeroberfläche, um die Dateien zu suchen und zu laden, die im Create-Assistenten verwendet werden sollen.
  6. Legen Sie Profile und Optionen nach Ihrem Wunsch fest.
  7. Klicken Sie auf Speichern.

    Das Dialogfeld Zieleinstellungen wird angezeigt.

  8. Wählen Sie in der Liste Ziel Speichern in DMS.
  9. Wählen Sie in der Liste Wenn Datei vorhanden, wie Dateinamenkonflikte zu behandeln sind.
    • Dateinamen abfragen
    • Vorhandene Datei ersetzen
    • Ergebnisdatei automatisch umbenennen
  10. Legen Sie nach Wunsch weitere Optionen fest und klicken Sie dann auf OK.
  11. Klicken Sie auf PDF-Erstellung starten (Schaltfläche PDF-Erstellung starten).
  12. Verwenden Sie die DMS-spezifische Benutzeroberfläche, um einen Ort zu suchen und Ausgabedateinamen anzugeben.

PDF-Dateien aus externen Dateien in SharePoint erstellen

Damit diese Funktionen in SharePoint zur Verfügung stehen, muss SharePoint vom Administrator entsprechend konfiguriert werden.

Um eine PDF aus einer unterstützten externen Nicht-PDF Datei in SharePoint zu erstellen, fahren Sie mit den folgenden Schritte fort.

  1. Suchen Sie den für das Hochladen bevozugten SharePoint-Ordner.
  2. Klicken Sie auf Neu.
  3. Klicken Sie auf das Element Neue Kofax PDF, und suchen Sie die Datei.

    Der Elementname kann abweichen, da er für den Administrator konfigurierbar ist.

Arbeiten vor Ort

Bei der Verwendung von SharePoint, eDOCS Enterprise oder iManage WorkSite bieten Ihnen die PDF-Steuerelemente zwei Services:
  • Wählen Sie eine einzelne Nicht-PDF-Datei aus dem DMS aus und lassen Sie sie direkt vor Ort in PDF konvertieren. Die Quelldatei wird dabei nicht verändert. Die PDF-Datei wird an derselben Stelle unter dem gleichen Namen wie die Quelle gespeichert.
  • Eine einzelne Nicht-PDF-Datei auf Ihrem lokalen Computer auswählen, in PDF konvertieren und im aktuellen oder angegebenen Verzeichnis im DMS-System speichern.

In beiden Fällen erfolgt die Konvertierung ohne weitere Auswahl von Einstellungen im Hintergrund. Bilddateien wie BMP, JPG, PNG und TIFF sowie Dokumentendateien wie XPS, PS und EPS werden direkt mit geeigneten Standardeinstellungen verarbeitet. Andere Dokumente (z. B. Word-Dateien) werden in eine PDF Create-Datei gedruckt. Deshalb muss die mit dem jeweiligen Dateityp verknüpfte Anwendung auf Ihrem System installiert sein. In diesen Fällen erfolgt die Konvertierung anhand der aktuellen Einstellungen des Power PDF-Druckertreibers.

Im Create-Assistenten in einem DMS eine PDF erstellen

Aus dem DMS importierte Dateien sind immer schreibgeschützte Kopien. Das Original bleibt unverändert.

Um PDF-Dokumente mit Dokumenten aus einem DMS zu erstellen, wählen Sie die folgenden Schritte.

  1. Starten Sie den Create-Assistenten.
  2. Klicken Sie auf Hinzufügen und dann in der Dropdownliste auf Aus DMS öffnen.
  3. Der Create-Assistent speichert Ihre Wahl und öffnet das Dialogfeld Falls mehr als eine Cloud-Site-Verbindung eingerichtet ist, bietet ein Dialogfeld Cloud-Speicherstandorte (wie Evernote oder SharePoint) an. Wählen Sie die bevorzugte Website. erst wieder, wenn Sie die Anwendung neu starten.
  4. Geben Sie bei Bedarf Anmeldeinformationen ein und melden Sie sich am Speicherort an.

    Unterstützte DMS mit einer Clientkomponente auf Ihrem Computer werden ebenfalls angezeigt, sofern sie bei einer angepassten Installation oder einer später ausgeführten angepassten Installation aktiviert wurden.

  5. Verwenden Sie die DMS-spezifische Benutzeroberfläche, um die Dateien zu suchen und zu laden, die im Create-Assistenten verwendet werden sollen.
  6. Klicken Sie auf PDF-Erstellung starten (Schaltfläche PDF-Erstellung starten).