Einstellungen

Das Dialogfeld Einstellungen dient zur Auswahl von Einstellungen für die Konvertierung von PDF- oder XPS-E-Mail-Anhängen in bearbeitbare Formate, zur Archivierung von E-Mails und ihren Anhängen im PDF-Format sowie zur Erstellung von PDF-Dateien aus E-Mail-Anhängen anderer Dateitypen.

Symbol für Einstellungen Diese Einstellungen sind in Microsoft Outlook auf der Registerkarte Kofax PDF verfügbar, wenn Sie auf die Schaltfläche Einstellungen klicken. Das Dialogfeld Einstellungen enthält drei Registerkarten:

Einstellungen für E-Mail-Archivierung

Archivierungsformat

Wählen Sie ein unterstütztes PDF-Dateiformat aus. Die Version der erstellten Dateien können Sie in dieser Dropdown-Liste auswählen. Die Option E-Mail-Nachrichten in einem PDF-Paket speichern erfordert die PDF-Version 1.7 oder höher.

Archivierungsmethode

Wählen Sie eine der folgenden Optionen:

E-Mail-Nachrichten in einer PDF-Datei zusammenfassen: E-Mails oder andere Objekte (z. B. Kontakte, Termine) werden in einer PDF-Datei gespeichert. Bei der Archivierung müssen Sie den Zielordner und den Namen für die PDF-Datei angeben.
E-Mail-Nachrichten einzeln archivieren: E-Mails oder andere Objekte werden in separaten PDF-Dateien gespeichert. Bei der Archivierung müssen Sie nur den Zielordner angeben. Die erzeugten PDF-Dateien erhalten automatisch den Betreff der ausgewählten E-Mail als Dateinamen. Außerdem wird den Dateinamen ggf. automatisch eine fortlaufende Nummer angehängt, wenn der Dateiname bereits vergeben ist. Wenn Sie diese Option auswählen und Ihren Kalender archivieren, wird jeder Termin als separate PDF-Datei angezeigt.
E-Mail-Nachrichten in einem PDF-Paket speichern: E-Mails oder andere Objekte werden in separate PDF-Dateien konvertiert und zu einem PDF-Paket hinzugefügt. Bei der Archivierung müssen Sie den Zielordner und den Namen für die PDF-Datei angeben. Einige zusätzliche Optionen sind unter der Option E-Mail-Nachrichten in einem PDF-Paket speichern verfügbar:
- Sortieren nach: Klicken Sie auf den Pfeil, um die Liste zu erweitern, und wählen Sie ein Element aus, nach dem die E-Mails im Archivierungsprozess sortiert werden sollen.
- Absteigend: Mit dieser Option wird die in der Liste „Sortieren nach“ angegebene Sortierreihenfolge umgekehrt.
- Nach E-Mails aufteilen: PDF-Archivpakete teilen. Nach jeweils 1000 E-Mails startet die Archivierung standardmäßig ein neues Paket. Sie können im Textfeld die Anzahl der E-Mails pro Paket anpassen.

Kopfzeile

Wählen Sie aus, welche Informationen am Anfang einer E-Mail als Kopfzeile hinzugefügt werden sollen:

Kopfzeile in jede E-Mail einfügen: E-Mail-Metadaten (Von, An, Gesendet, Betreff) werden zu jedem E-Mail-Datensatz hinzugefügt.
Archivierungsdatum und Zeitstempel in Kopfzeile einfügen: Fügt das Archivierungsdatum und die Zeit zur Kopfzeile hinzu.

Anhänge

E-Mail-Anhänge: E-Mail-Anhänge werden as PDF-Links oder PDF-Anhänge gespeichert. Bei der Archivierung in einem Paket ist eine Auswahl unnötig.
Trennseiten einfügen: Diese Option wird nur aktiviert, wenn Anhang an PDF-Datei anfügen im Listenfeld E-Mail-Anhänge ausgewählt ist. Deaktivieren Sie die Option Trennseiten einfügen, um Trennseiten zwischen Anhängen wegzulassen.
Original-E-Mail an PDF anhängen: Mit dieser Option wird zum Archiv jede Original-E-Mail-Datei als Anhang hinzugefügt.

Unterordner archivieren

Ordner werden mit ihren Unterordner archiviert.

Inhaltsverzeichnis

Diese Option ergänzt das Archiv um ein Inhaltsverzeichnis.

Dateigröße

Geben Sie die Dateigröße in MB an, nach der das Archiv geteilt werden soll. Der Standardwert ist 500 MB.

PDF-Konvertierungseinstellungen

Den Convert-Assistenten verwenden

Konvertierungen mit dem Convert-Assistenten Der Assistent wird immer aufgerufen, wenn Sie auf das Werkzeug PDF Convert klicken.

PDF ohne Assistenten konvertieren als

Wählen Sie diese Option, um die Datei direkt zu konvertieren. Wählen Sie anschließend für die Ausgabedatei eine Zielanwendung aus der Auswahlliste aus. Die Direktkonvertierung beginnt, wenn Sie auf das Werkzeug PDF Convert klicken.

Der Speicherpfad bei der Direktkonvertierung wird aus den Ausgabeeinstellungen im Convert-Assistenten übernommen. Ist Gleicher Ordner wie Quellordner ausgewählt, wird die Ausgabedatei im Ordner [Dokumente] abgelegt.

Mehrere Anhänge

Alle Anhänge konvertieren: Immer alle Anhänge konvertieren.
Zur Auswahl eines Anhangs auffordern: PDF- oder XPS-Anhänge selektiv konvertieren. Wenn Sie auf die Schaltfläche PDF Convert klicken, wird ein Dialogfeld mit der Liste aller Anhänge der Nachricht eingeblendet. Wählen Sie die zu konvertierenden Anhänge aus.

Falls das Kontrollkästchen Alle Anhänge konvertieren ausgewählt ist, werden alle angehängten Dateien konvertiert. Die Direktkonvertierung beginnt, wenn Sie auf OK klicken. Auf Nachrichten, die nur einen Anhang haben, hat diese Einstellung keine Auswirkungen.

Registerkarte PDF-Erstellung

Mehrere Anhänge

Legen Sie die Optionen für Nachrichten mit mehreren Anhängen fest.

Alle Anhänge konvertieren: Konvertieren Sie immer alle Anhänge ins PDF-Format und speichern Sie sie am zuvor verwendeten Ort.
Zur Auswahl eines Anhangs auffordern: Wählen Sie, wenn Ihnen eine Liste mit Anhängen vorliegt, welches Element ins PDF-Format konvertiert werden soll, und geben Sie den Ort für die Speicherung an.