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Ordner archivieren

In Microsoft Outlook können Sie Outlook-Ordner mit oder ohne Unterordner archivieren.

Dies gilt für Standardordner (Eingang, Gesendete Objekte, Große Nachrichten, Zur Nachverfolgung usw.), eigene Ordner, Archivordner sowie für Kalender, Aufgaben und Kontakte.

Um einen E-Mail-Ordner zu archivieren, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Symbol für Einstellungen Klicken Sie auf der Registerkarte Kofax PDF auf das Werkzeug Einstellungen, um das Dialogfeld Einstellungen mit dem geöffneten Fenster Einstellungen für E-Mail-Archivierung anzuzeigen.

    Siehe Hilfethema Dialogfeld Einstellungen

  2. Wählen Sie in diesem Fenster in der Liste Archivierungsformat die gewünschte PDF-Version aus.
  3. Wählen Sie die bevorzugte Methode unter Archivierungsmethode. Siehe Hilfethema Dialogfeld Einstellungen
  4. Wenn Sie auch Unterordner archivieren möchten, wählen Sie Unterordner archivieren.
  5. Klicken Sie auf OK, um das Dialogfeld zu schließen.

Das Archiv erstellen Wählen Sie die Vorgehensweise, die Ihren Präferenzen am meisten entspricht:

  • Archivieren Sie den Inhalt des Ordners in separaten Dateien. Detaillierte Schritte finden Sie unter Outlook-Objekte in separaten Dateien archivieren.

    Wenn Sie beim Archivieren kompletter Ordner für jedes Objekt eine separate PDF-Datei anlegen, kommt es unter Umständen zu einer enormen Anzahl von Dateien. Denn alle Kalendertermine, Aufgaben oder Kontakte werden als Einzelobjekte betrachtet. Eine Archivierung in einer einzigen PDF-Datei oder einem Paket ist also sinnvoll. Um keine unnötigen Dateien zu archivieren, legen Sie einen temporären Ordner mit ausschließlich den benötigten Dateien an und archivieren Sie dann nur diesen.

  • Archivieren Sie den Inhalt des Ordners einer einzigen PDF-Datei. Detaillierte Schritte finden Sie unter Outlook-Objekte in einer PDF-Datei zusammenführen.

    Sie können Nach Seiten aufteilen und die maximale Anzahl Seiten für eine einzelne Teilung angeben. Kleinere Dateien benötigen beim Öffnen weniger Ressourcen.

  • Archivieren Sie den Inhalt des Ordners in einem PDF-Paket. Detaillierte Schritte finden Sie unter Ein PDF-Paket mit Outlook-Objekte erstellen.

    Wählen Sie optional Dateigröße, und geben Sie die maximale Dateigröße in MB für eine einzelnes Teil an. Kleinere Dateien benötigen beim Öffnen weniger Ressourcen.