Este tipo de seguridad solo está disponible si su equipo tiene un cliente RMS instalado. El administrador del sistema puede instalárselo. También puede acceder a RMS mediante una herramienta en la parte derecha de la cinta Seguridad. Este servicio le permite compilar un conjunto de nombres o grupos y especificar permisos y prohibiciones para cada uno, relativos al documento actual.

Están disponibles los siguientes derechos:

• Propietario: autorización completa sobre el documento

• Ver: autorización solo para ver el documento

• Imprimir: autorización para ver e imprimir el documento
• Modificar: el usuario o grupo definido tiene autorización para modificar el documento.
• Extracción o copia de contenido: todo o parte del contenido se puede pegar en otros documentos

Estos derechos son un subconjunto de los permisos ofrecidos directamente en este panel de Power PDF. Cuando la configuración se realiza mediante RMS, aparecen en los elementos de la lista Power PDF en cuestión. Estos permisos se desplazan con el documento y siguen siendo válidos dondequiera que se abra.

Se pueden utilizar los siguientes métodos para aplicar una configuración de seguridad de RMS.

• Utilizar una plantilla definida por el administrador: esta plantilla la puede haber creado un administrador del sistema.

• Utilizar una plantilla local: puede crear dicha plantilla.

• Utilizar una política personalizada: defina parámetros sin utilizar una plantilla.

Existen otras acciones adicionales, como configurar una fecha de vencimiento de los derechos, facilitar una dirección en la que el usuario pueda solicitar derechos adicionales, y especificar un límite de tiempo para comprobar la licencia (el límite predeterminado es de diez días). Esto determina el plazo durante el cual un usuario puede utilizar el documento sin conexión. Para evitar que venzan los derechos, el usuario debe volver a acceder al servidor RMS con el documento, de forma que se renueve la licencia.

Esta característica se basa en la seguridad de la nube de Azure y no necesita un servidor local instalado, pero requiere conexión a Internet y una cuenta de Azure con las siguientes aprobaciones:

• Mantener el acceso a los datos a los que se le ha proporcionado acceso.
• Disponer de acceso completo a todos los archivos a los que puede acceder el usuario.
• Iniciar sesión y leer el perfil de usuario.
• Crear y acceder a contenido protegido para los usuarios.
• Leer todas las políticas unificadas a las que tiene acceso un usuario.

Asegúrese de que la opción Usar Purview Information Protection en lugar de AD RMS (requiere reinicio) esté seleccionada en la página Seguridad del cuadro de diálogo Opciones.

Para aplicar Purview Information Protection a un documento, haga lo siguiente:

1. Abra el documento.

2. Haga clic en Seguridad > DRM > Purview Information Protection en la cinta.

3. Haga clic en Sí en el cuadro de diálogo de confirmación que tiene la siguiente pregunta: "¿Está seguro de que desea cambiar la configuración de seguridad de este documento?"

   Opcionalmente, seleccione la opción No volver a mostrar este mensaje antes de hacer clic en Sí.

4. Aparecerá el cuadro de diálogo de autenticación de Microsoft. Inicie sesión con sus credenciales de Azure.

   El cuadro de diálogo Etiquetas aparecerá después de que se autentique correctamente.

5. Explore la lista y seleccione una etiqueta para aplicar.

   Su administrador de Azure puede gestionar sus etiquetas. Consulte la documentación de Microsoft Purview Information Protection para obtener más información.

   Los administradores pueden establecer etiquetas a las que los usuarios pueden asignar permisos personalizados al aplicar la etiqueta. Si selecciona una etiqueta de este tipo, aparecerá un mensaje de confirmación y luego se iniciará el cuadro de diálogo Permisos.

6. En el cuadro de diálogo de confirmación, seleccione Guardar ahora para aplicar las etiquetas seleccionadas inmediatamente.

   La barra de información aparece debajo de la cinta con un resumen y un botón Ver permisos en la parte la derecha.

7. Opcionalmente, revise o modifique la configuración de protección:

   1. En la barra de información, haga clic en Ver permisos para abrir el panel Información. Haga clic en la flecha situada junto a Propiedades del documento para desplegar la lista y, a continuación, seleccione Propiedades avanzadas.

      Aparecerá el cuadro de diálogo Propiedades del documento.

   2. Seleccione la ficha Seguridad.

   3. Revise los permisos en Resumen de acciones permitidas.

      Incluso si configura una etiqueta restringida, como Ver solo, todas las acciones se muestran como Permitido si abre el archivo como propietario del documento. Sin embargo, las restricciones se siguen aplicando a otros usuarios.

   4. En Protección de documentos, haga clic en Detalles para revisar la descripción de la etiqueta y el usuario actual.
   5. En Protección de documentos, haga clic en Configuración para volver al cuadro de diálogo Etiquetas y seleccionar otra etiqueta. Volverá a aparecer el mensaje de confirmación del paso 3.