Crear archivos PDF a partir de archivos adjuntos de correo de Outlook
El programa le permite crear archivos PDF a partir de archivos adjuntos de correo en Microsoft Outlook.
La creación se inicia mediante la herramienta Crear PDF desde archivos adjuntos (
) que aparece en la cinta de Kofax situada tanto en la ventana principal como en la ventana de un mensaje de correo abierto. La herramienta se activa solo cuando el mensaje seleccionado en ese momento contiene un archivo adjunto.
Para crear archivos PDF a partir de archivos adjuntos de correo, realice los pasos que se indican a continuación.
Establecer preferencias para la gestión de archivos adjuntos
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Haga clic en la herramienta Configuración (
) de la ficha Kofax PDF de Outlook.
Aparecerá el cuadro de diálogo Configuración.
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En la ficha Creación de PDF del cuadro de diálogo Configuración, especifique la forma de administrar los mensajes con varios archivos adjuntos:
- Seleccione Convertir todos los archivos adjuntos para que todos los archivos adjuntos se conviertan siempre, sin ningún tipo de interacción, y se envíen a la última ubicación de guardado usada.
- Seleccione Solicitar selección para recibir una lista de los archivos adjuntos. Esto le permite seleccionar qué archivos convertir y elegir una ubicación de guardado.
- Haga clic en Aceptar para guardar los cambios.
Crear archivos PDF a partir de archivos adjuntos
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Seleccione un mensaje que contenga uno o más archivos adjuntos del tipo compatible de archivos.
El comando funciona en los archivos adjuntos dentro del mensaje activo en ese momento. Se crea un único archivo PDF para cada archivo adjunto. Cada PDF obtiene el nombre a partir del nombre del archivo adjunto. Puede especificar una única ubicación de destino para los archivos PDF generados. Si el archivo adjunto es un PDF, simplemente se guarda en la ubicación de destino sin ser procesado. Si el tipo de archivo de los archivos adjuntos es mixto, los archivos PDF se guardan directamente y los demás archivos se convierten en PDF.
- Seleccione la herramienta Crear PDF desde archivos adjuntos (mostrada anteriormente) en la ficha Kofax PDF para Outlook.
- Si estableció la preferencia Convertir todos los archivos adjuntos, los archivos PDF se guardan en la última carpeta que se usó.
- Si eligió que se le solicite una selección, el cuadro de diálogo Lista de archivos adjuntos le permitirá seleccionar qué archivos adjuntos convertir.
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Se sugerirá una carpeta de destino. La carpeta de destino predeterminada es Documentos\Favoritos de PDF\Archivo de Outlook. De manera opcional, haga clic en Examinar para cambiarla.
Si ya existe un archivo PDF en la ubicación de guardado con el mismo nombre que el PDF que está a punto de crear, el nuevo archivo recibirá un sufijo numérico para conservar la exclusividad de los nombres.Si necesita cambiar la carpeta de destino en la que se guardará automáticamente, vaya a Configuración y especifique que desea que se le solicite una selección. Esto le permite cambiar el destino. Luego, utilice la opción Configuración para restaurar la conversión automática.
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Haga clic en Aceptar para iniciar la creación.
Se le advertirá si no es posible llevar a cabo la conversión. Los archivos de imagen (bmp, jpg, png, tif) y los archivos xps, ps y eps se procesan directamente. Otros documentos (como los archivos Word) se imprimen en PDF Create. Esto supone que la aplicación de origen relacionada con el tipo de archivo debe encontrarse en su sistema.
En todos los casos, aparecerá el cuadro de información Resultados para informar que la conversión fue correcta. Le permite abrir la carpeta de salida o ver el archivo PDF resultante haciendo doble clic en el nombre.