Archivar elementos de Outlook en archivos separados
Es posible archivar todos los elementos seleccionados o una carpeta completa (con o sin sus subcarpetas) en archivos PDF separados que se almacenan en una carpeta que usted especifica. La estructura de carpetas creada es la misma que la de carpetas de Outlook.
Cuando se archivan calendarios, cada cita es un elemento separado; por ello, es posible que la cantidad de archivos PDF generados sea grande. De igual modo, cada tarea y cada contacto se transforman en un archivo PDF separado.
Configuración para preparar el archivado de elementos de Outlook en archivos separados
-
Haga clic en la herramienta Configuración de la ficha Kofax PDF para mostrar el cuadro de diálogo Configuración con el panel Configuración de archivado de correo abierto.
Consulte el cuadro de diálogo Configuración para obtener más detalles.
- En el panel, seleccione una versión de PDF de la lista Formato para archivar.
- Seleccione Archivar mensajes en forma individual en Método para archivar.
-
Decida cómo procesar los archivos adjuntos de mensajes de correo, si los hubiere.
Para obtener más información, consulte cómo procesar los archivos adjuntos de mensajes de correo.
- Para cerrar el cuadro de diálogo, haga clic en Aceptar.
Iniciar el archivado de elementos de Outlook en archivos separados
Modifique la configuración tal y como se describe en Configuración para preparar el archivado de elementos de Outlook en archivos separados y, a continuación, continúe con los pasos siguientes.
- Seleccione los elementos que se deben archivar.
-
Haga clic en una herramienta en función de su selección.
Si selecciona uno o más archivos, haga clic en la herramienta Archivar carta de la ficha Kofax PDF.
Si selecciona una carpeta, haga clic en la herramienta en la ficha Kofax PDF.
Para archivar solo citas futuras o pasadas, pase el calendario a vista de semana o mes, seleccione solamente el período de tiempo y use Archivar carta en lugar de Archivar carpeta. -
En el cuadro de diálogo Seleccionar carpeta raíz de archivado o Guardar como, seleccione la carpeta de destino donde se deben guardar los elementos.
La carpeta de destino predeterminada para Outlook es Documentos\Favoritos de PDF\Archivo de Outlook. Los nombres de los archivos PDF se generarán automáticamente a partir de la propiedad Asunto de cada elemento seleccionado. Si es necesario, se agregará automáticamente un número al final del nombre del archivo para evitar conflictos con los nombres.
-
Haga clic en Guardar para iniciar el proceso de archivado.
Una vez finalizado el proceso, los archivos se guardarán en la carpeta de destino. Aparecerá un indicador de progreso; en caso de que tenga problemas, se generará un informe en formato PDF con los archivos adjuntos.