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Utilizar Kofax SignDoc

Icono Kofax SignDoc La integración con Kofax SignDoc está disponible con el conjunto de características de Power PDF Advanced.

Utilice la integración con SignDoc para enviar un documento a través de SignDoc o firmar un documento utilizando un dispositivo de firma, una cámara web, clic-para-firmar o un archivo de imagen de firma que sean compatibles. Power PDF admite la modificación de paquetes y plantillas de SignDoc a través de la aplicación web SignDoc que se ejecuta en páginas de navegador integradas. Además, puede abrir una plantilla con Power PDF y actualizar los documentos incluidos sin perder campos ni propiedades.

El envío requiere una cuenta de SignDoc.

Para poder enviar cualquier documento para su firma, debe proporcionar un URL del servidor de SignDoc y las credenciales, según se indica en Preparar URL de servidor SignDoc y credenciales. Cuando lo haga, podrá crear un paquete SignDoc a partir del documento activo con destinatarios y campos, y enviarlo mediante SignDoc.

El servidor de SignDoc incluye un certificado de SignDoc autofirmado, que no se puede utilizar como raíz de confianza. Consulte Preparar el uso de un certificado autorizado con SignDoc para agregar un certificado de confianza.

Preparar el uso de un certificado autorizado con SignDoc

Para utilizar un certificado autorizado mediante SignDoc en Power PDF:

  1. Obtenga el certificado de una CA (autoridad de certificación).
  2. Configure el servidor de SignDoc para que utilice su propio certificado para firmar. Para la configuración, consulte la documentación del servidor de SignDoc.
  3. Añada el certificado raíz al almacén de certificados de Windows en el equipo en el que se ejecuta Power PDF.
  4. Vaya a Archivo > Opciones > Firma > Firma y haga clic en Más bajo Verificación.

    Aparecerá el cuadro de diálogo Verificación de firmas.

  5. En Integración de Windows, marque los recuadros siguientes:

    • Validar firmas

    • Validar documentos certificados

    Como alternativa, puede agregar el certificado raíz a la lista Identidades de confianza, en Seguridad > ID y certificados > Identidades de confianza. Es importante establecerlo como raíz de confianza.

  6. Para cerrar los cuadros de diálogo, haga clic en Aceptar.

Ahora ya puede agregar firmas con este certificado en SignDoc.

Preparar el URL del servidor de SignDoc y las credenciales

Esta operación hay que hacerla una vez, y sólo habría que repetirla si:

  • Ha reinstalado Power PDF y la configuración de la aplicación.

  • El URL del servidor o las credenciales han cambiado.

  1. Abra el documento a firmar.

    SignDoc siempre utiliza el documento activo.

  2. Haga clic en SignDoc en el grupo Firmar y certificar de la ficha Seguridad.
  3. Seleccione Enviar mediante Kofax SignDoc en la lista.
    Aparecerá el panel Enviar mediante Kofax SignDoc.
  4. Haga clic en Opciones de SignDoc (Opciones de SignDoc) en la barra de herramientas del panel.

    Aparecerá el cuadro de diálogo Opciones de SignDoc.

  5. En el cuadro URL del servidor, escriba el URL del servidor.

    El URL consta de un esquema de protocolo (como http://), una ruta base del servicio SignDoc, un número de puerto y el sufijo "/cirrus".

    Ejemplo: 
    http://127.0.0.1:6611/cirrus
  6. Opcionalmente, haga clic en Olvidar usuario actual para borrar las credenciales utilizadas anteriormente para iniciar sesión.
  7. Haga clic en Aceptar.

    Power PDF Advanced comprueba el URL y lo guarda para uso permanente, si funciona. Si el URL no responde, aparece un mensaje de error en rojo en la parte inferior del cuadro de diálogo, y dicho cuadro de diálogo permanece abierto. Puede modificar el URL y volver a intentarlo.

  8. De manera opcional, haga clic en Iniciar sesión en SignDoc (Icono Iniciar sesión en SignDoc) en la barra de herramientas del panel. Aparecerá el cuadro de diálogo Iniciar sesión.

    Si omite este paso, el cuadro de diálogo Iniciar sesión en Kofax SignDoc le solicitará sus credenciales cuando realice cualquiera de las siguientes acciones:

    • Hacer clic en Enviar paquete a destinatarios en el panel SignDoc.
    • Hacer clic en Seguridad > Firmar y certificar > SignDoc > Abrir a partir de una plantilla en la cinta.
    • Hacer clic en Seguridad > Firmar y certificar > SignDoc > Enviar con plantilla en la cinta.

    El resto de los pasos se aplican a ambos cuadros de diálogo de inicio de sesión.

  9. En el cuadro ID de cuenta, escriba el ID de su cuenta de Kofax SignDoc.
  10. En el cuadro ID de usuario o dirección de correo, escriba el ID o correo asignado a su usuario.
  11. En el cuadro Contraseña, escriba la contraseña de usuario.
    1. De manera opcional, seleccione la casilla de verificación Mostrar para mostrar la contraseña sin ocultar.
  12. Haga clic en Iniciar sesión.

    Power PDF Advanced comprueba las credenciales y las guarda para uso permanente, si funcionan. Si las credenciales no son válidas, aparecerá un mensaje de error en rojo en la parte inferior del cuadro de diálogo, que se mantiene abierto. Puede modificar las credenciales y volver a intentarlo.

    El cuadro de diálogo Iniciar sesión en Kofax SignDoc (aplicación web) no guarda credenciales, solo los datos de la sesión borrados con el cierre de Power PDF Advanced.

Enviar un documento mediante SignDoc

Para esta función hace falta una cuenta válida de Kofax SignDoc y conexión a Internet.

Para poder enviar cualquier documento para su firma, debe proporcionar un URL del servidor de SignDoc y las credenciales, según se indica en Preparar URL de servidor SignDoc y credenciales. Cuando lo haga, podrá crear un paquete SignDoc a partir del documento activo con destinatarios y campos, y enviarlo mediante SignDoc.

  1. Haga clic en SignDoc en el grupo Firmar y certificar de la ficha Seguridad.
  2. Seleccione Enviar mediante Kofax SignDoc en la lista.

    Aparecerá el panel Enviar mediante Kofax SignDoc.

  3. En el panel Enviar mediante SignDoc, en Paquete, modifique los detalles del paquete de Kofax SignDoc, que se utilizan en los correos electrónicos de solicitud de firma electrónica.
    1. Nombre: Nombre del paquete de SignDoc a crear.
    2. Descripción: Descripción del paquete de SignDoc.
    3. Asunto: Texto que aparece en la línea de asunto del correo de notificación que se envía a los firmantes.
    4. Mensaje: Texto que aparece en el cuerpo del mensaje del correo de notificación que se envía a los firmantes.
  4. En Destinatarios, añada todos los firmantes y revisores a la lista.
    1. Haga clic en Añadir un destinatario nuevo (Añadir un destinatario nuevo).

      Aparecerá el cuadro de diálogo Receptor de SignDoc.

    2. En el cuadro Nombre, escriba un nombre o un alias, o seleccione alguno utilizado con anterioridad.

      Al iniciar Power PDF, se conservan los diez últimos nombres escritos en este recuadro.

    3. En el cuadro Correo electrónico, escriba la dirección de correo electrónico del destinatario, o seleccione alguna utilizada con anterioridad.
    4. Haga clic en Aceptar.

      El destinatario aparece resaltado, indicando que es el elemento activo de la lista.

    5. Seleccione el rol del destinatario:

      • Firmante (predeterminado)

      • Revisor

    6. Si quiere, puede repetir los pasos anteriores para agregar más destinatarios.
    7. Para eliminar un destinatario, selecciónelo y haga clic en Eliminar destinatario (Eliminar destinatario) y, a continuación, haga clic en Sí en el cuadro de diálogo de confirmación.
    8. Para modificar el destinatario, haga clic en Modificar destinatario (Modificar destinatario).

      Aparece en el cuadro de diálogo Modificar destinatario y podrá editar los campos Nombre y Correo electrónico, según se ha indicado anteriormente.

    1. Si quiere, puede quitar la marca de la casilla Completar en cualquier orden para notificar a los firmantes en el mismo orden en el que aparecen en la lista.

      Al deseleccionar la casilla de verificación Completar en cualquier orden, se habilitarán los botones Subir destinatario (Subir destinatario) y Bajar destinatario (Bajar destinatario). Utilice estos botones para cambiar la posición del destinatario seleccionado en la lista.

  5. Agregue campos.
    1. En la lista de Destinatarios, seleccione el destinatario al que desee asignar el campo.

      La lista de abajo muestra los campos del destinatario seleccionado actualmente.

    2. Acceda a la página del documento activo en la que quiere colocar el campo.
    3. En la lista desplegable situada junto al botón Agregar un campo nuevo (Agregar un campo de firma nuevo), seleccione el tipo del campo que se va a agregar:

      • Campo de firma (predeterminado)

      • Campo de texto

      • Casilla de verificación

      El puntero del mouse cambia a una cruz.

    4. Haga clic en Agregar un campo nuevo (Añadir un campo de firma nuevo).
    5. Dibuje un rectángulo en la página para representar el campo.

      El campo nuevo aparece en rojo, también representado como un elemento en la lista campos, y con el nombre según el criterio siguiente:

      [Page pagenumber] label

      Utilice el cuadro Etiqueta para actualizar la etiqueta, que está vacía de forma predeterminada.

      El campo actualmente seleccionado, siempre aparece en rojo.

    6. De manera opcional, desmarque la casilla de verificación Obligatorio para establecer la firma del campo seleccionado como opcional. Esta casilla de verificación está seleccionada de forma predeterminada cuando se crea el campo de firma.
    7. Opcionalmente, puede agregar una etiqueta en el cuadro Etiqueta para que sea más sencillo identificar el campo en la lista.

      Este texto aparece a continuación de pagenumber en el nombre del elemento de la lista del campo de firma.

    8. Para un Campo de firma, seleccione los Métodos de firma que otorgar al firmante. Debe seleccionar al menos una casilla de verificación.

      • Firma: El firmante puede utilizar un dispositivo de firma.
      • Captura de foto: El firmante puede utilizar una cámara web.
      • Imagen de la firma: El firmante puede utilizar un archivo de imagen de la firma.
      • Clic-para-firmar: El firmante solo debe introducir solo su nombre. Kofax SignDoc crea una firma electrónica con un registro de fecha y un SecureID.

    9. Para un campo Casilla de verificación , configure las siguientes opciones:

      • Solo lectura: Seleccionar para evitar que los firmantes seleccionen o anulen la selección del campo Casilla de verificación. No puede seleccionar "Solo lectura" y "Obligatorio" para el mismo campo.
      • Seleccionar por omisión: Utilice el campo Casilla de verificación como selección predeterminada.

    10. Para un Campo de texto , configure los parámetros siguientes:

      • Texto inicial: Introduzca el texto que aparece en el campo de forma predeterminada.
      • Solo lectura: Seleccionar para evitar que los firmantes editen el campo. No puede seleccionar «Solo lectura» y «Obligatorio» para el mismo campo.
      • Líneas múltiples: Seleccionar para permitir que el firmante introduzca varias líneas de texto.

    11. Si quiere, puede repetir los pasos anteriores para agregar más campos.
  6. Haga clic en Enviar paquete a destinatarios (Enviar paquete a destinatarios).

    Aparecerá el cuadro de diálogo Enviar mediante Kofax SignDoc.

  7. Seleccione cómo subir el paquete.
    1. Seleccione Subir como paquete para compilar un paquete de firmas de SignDoc con la información proporcionada.
    2. Seleccione Subir como plantilla para compilar una plantilla de SignDoc para su uso posterior.
  8. Opcionalmente, seleccione la casilla de verificación Ajustar el paquete/plantilla con la aplicación web para editar el paquete antes de enviarlo a los destinatarios.
  9. Haga clic en Iniciar. Siga el proceso del cuadro Registro de paquete. El texto podría incluir mensajes de error.
  10. Si la operación se realiza correctamente, Power PDF procede de acuerdo con su selección anterior:

    • Si ha seleccionado la casilla de verificación Ajustar el paquete/plantilla con la aplicación web, aparecerá el mensaje El paquete de firmas se ha creado. Haga clic en Cerrar para continuar con la aplicación web SignDoc en una nueva ficha de Power PDF y modifique el paquete antes de enviarlo a los destinatarios.

    • Si ha deseleccionado la casilla de verificación Ajustar el paquete/plantilla con la aplicación web, aparecerá el mensaje Paquete de firmas creado y enviado a los destinatarios. Haga clic en Cerrar. El documento ya se ha enviado y está esperando a otros destinatarios. Diríjase al sitio web de SignDoc para comprobar el estado.

Modificar una plantilla de SignDoc

Puede descargar y modificar un documento a partir de una plantilla de SignDoc existente y subirlo luego a un nuevo paquete o plantilla.

Suba el documento modificado con la copia de la plantilla original para mantener intactos todos los campos y propiedades.

  1. Haga clic en SignDoc en el grupo Firmar y certificar de la ficha Seguridad y, a continuación, seleccione Abrir a partir de una plantilla en la lista.

    Aparecerá el panel Abrir documento a partir de plantilla.

  2. En la lista desplegable Seleccionar plantilla, seleccione una plantilla de SignDoc.
  3. La lista desplegable Seleccionar documento a descargar ofrece los documentos incluidos en la plantilla. Seleccione un documento.
    Los detalles del documento y la vista preliminar aparecen en la parte inferior.
  4. Haga clic en Descargar. En el cuadro de diálogo Guardar como, busque una ubicación y haga clic en Guardar para descargar el archivo.

    Power PDF abrirá el archivo.

  5. Modifique el archivo en Power PDF como prefiera y guárdelo presionando Ctrl+S.
  6. Haga clic en SignDoc en el grupo Firmar y certificar de la ficha Seguridad y, a continuación, seleccione Enviar con plantilla en la lista.

    Aparecerá el cuadro de diálogo Enviar documento con plantilla.

  7. Haga clic en Enviar.
  8. En el cuadro de diálogo Enviar, seleccione cómo cargar el documento.
    1. Seleccione Paquete para iniciar un nuevo paquete basado en la copia de la plantilla seleccionada. El nuevo paquete incluye la versión modificada del documento.
    2. Seleccione Plantilla para copiar la plantilla seleccionada. La nueva plantilla incluye la versión modificada del documento.
  9. En el cuadro Nombre, especifique un nuevo nombre para el paquete o la plantilla.
  10. Haga clic en Aceptar para realizar la subida. La aplicación web SignDoc abre una nueva ficha de Power PDF donde puede continuar trabajando con el paquete o la plantilla.

Firmar un documento con Kofax SignDoc - Firma

Para usar Power PDF es necesario que haya instalado un dispositivo táctil de firma compatible y una firma (identificación digital).

  1. Abra el documento a firmar.
  2. Seleccione Firmar con Kofax SignDoc - Firma.
  3. Dibuje un rectángulo en la página para representar el campo.

    Aparece el asistente Firmar con Kofax SignDoc.

  4. En el cuadro Nombre del firmante, escriba el nombre de la persona que firma.
  5. Indique al firmante cómo utilizar el dispositivo de firma para que pueda proporcionar una firma auténtica.

    Los dispositivos de firma no se limitan a proporcionar una representación visual; también aportan aspectos del manuscrito, como la velocidad o la presión.

    La firma manuscrita aparece en el cuadro de diálogo.

  6. Cuando haya terminado, haga clic en Siguiente.

    El asistente pasa a la página siguiente.

  7. En Identificación digital, seleccione un certificado de la lista Nombre para entregarlo con la firma.
    1. De manera opcional, haga clic en Detalles para mostrar el cuadro de diálogo Detalles del certificado y supervisar la información del certificado.
    2. Si el certificado seleccionado necesita una contraseña, escríbala en el recuadro Confirmar contraseña.
  8. Haga clic en Firmar para finalizar el proceso de firma.

Firmar un documento con Kofax SignDoc - Imagen

Puede firmar el documento utilizando una firma almacenada en un archivo de imagen.

  1. Abra el documento a firmar.
  2. Seleccione Firmar con Kofax SignDoc - Imagen.
  3. Dibuje un rectángulo en la página para representar el campo.

    Aparecerá el cuadro de diálogo Abrir.

  4. Seleccione el archivo de imagen que contiene la firma, y a continuación haga clic en Abrir.

    Aparece el asistente Firmar con Kofax SignDoc.

  5. En Identificación digital, seleccione un certificado de la lista Nombre para entregarlo con la firma.
    1. De manera opcional, haga clic en Detalles para mostrar el cuadro de diálogo Detalles del certificado y supervisar la información del certificado.
    2. Si el certificado seleccionado necesita una contraseña, escríbala en el recuadro Confirmar contraseña.
  6. Escriba el Nombre del firmante y haga clic en Guardar o Guardar como.

La firma aparece en el área seleccionada, junto con el nombre incorporado del firmante.