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Crear un paquete PDF a partir de elementos de Outlook

Es posible archivar los elementos de correo electrónico seleccionados o una carpeta completa (con o sin sus subcarpetas) en un paquete PDF. El archivo de paquete PDF generado incluye una portada que describe el contenido del archivo. Los elementos del paquete también se almacenan en archivos PDF. La versión PDF depende de la selección en el cuadro de diálogo Configuración.

Para archivar elementos de Outlook en un paquete PDF, realice los siguientes pasos:

  1. Icono Configuración Haga clic en la herramienta Configuración de la ficha Kofax PDF para mostrar el cuadro de diálogo Configuración con el panel Configuración de archivado de correo abierto.

    Consulte el cuadro de diálogo Configuración para obtener más detalles.

  2. En el panel, seleccione una versión de PDF de la lista Formato para archivar.
  3. En Método para archivar, seleccione Almacenar mensajes como paquete de PDF.
  4. Decida cómo procesar los archivos adjuntos de mensajes de correo, si los hubiere.

    Cuando los mensajes de correo electrónico se archivan en un paquete PDF, los archivos adjuntos a esos mensajes se convierten en archivos PDF adjuntos. La opción Como vínculo PDF, en este caso, no está disponible.

  5. Para cerrar el cuadro de diálogo, haga clic en Aceptar.
  6. Haga clic en una herramienta en función de su selección.
    • Icono Archivar carta Si selecciona uno o más archivos, haga clic en la herramienta Archivar carta de la ficha Kofax PDF.
    • Icono Archivar carpeta Si selecciona una carpeta, haga clic en la herramienta en la ficha Kofax PDF.
    Para archivar solo citas futuras o pasadas, pase el calendario a vista de semana o mes, seleccione solamente el período de tiempo y use Archivar carta en lugar de Archivar carpeta.
  7. Seleccione la carpeta de destino e introduzca el nombre del archivo del paquete PDF.
    1. Si ha especificado un archivo PDF existente, haga clic en Reemplazar para sobrescribir el archivo existente (perdiendo su contenido), o haga clic en Anexar para agregarlo al archivo PDF existente (conservando su contenido).

    La carpeta de destino predeterminada para Outlook es Documentos\Favoritos de PDF\Archivo de Outlook. Los nombres de los archivos PDF se generarán automáticamente a partir de la propiedad Asunto de cada elemento seleccionado. Si es necesario, se agregará automáticamente un número al final del nombre del archivo para evitar conflictos con los nombres.

  8. Haga clic en Guardar.

El proceso de archivado se inicia y se visualiza un monitor de progreso. El PDF generado tiene una portada que contiene la cantidad y el tipo de elementos de correo electrónico archivados. Cada elemento de correo se convierte en un PDF separado que se agrega al archivo de paquete.