Importar y exportar datos de formularios
Los datos introducidos en un formulario se pueden guardar sin guardar los campos de formularios y se pueden utilizar reiteradamente para llenar otros formularios. Esto puede ser de gran utilidad para llenar formularios más rápidamente introduciendo de manera automática un conjunto de datos común para una gran cantidad de formularios. El proceso incluye la exportación de datos de formularios completados que se guardarán en tipos de archivos específicos y la importación de dichos archivos para completar formularios vacíos. Los tipos de archivos válidos son FDF, XFDF, XML y TXT, los cuales pueden ser manejados con muchos editores de PDF. Almacenan no solo los datos de formulario, sino también la información sobre la cantidad y los tipos de controles que posee el formulario.
Exportar datos de formulario desde un formulario único abierto y completo
- Seleccione .
- En el cuadro de diálogo Exportar datos de formulario como, especifique el nombre y tipo de archivo.
- Haga clic en Guardar.
Sus datos se almacenarán en la ubicación y con el tipo de archivo definidos.
Importar datos de formulario a un formulario único
- Abra un formulario sin rellenar.
- Seleccione .
- En el cuadro de diálogo Seleccione el archivo que contiene los datos del formulario, seleccione el tipo de archivo (FDF, XFDF, XML, TXT) y busque el archivo que contenga los datos que desea importar en el formulario abierto.
- Haga clic en Abrir.
Siempre que el archivo seleccionado contenga descripciones y datos de control de formularios adecuados para el formulario actual, los datos se insertarán en los campos correspondientes.
Exportar datos de varios formularios
Los datos pueden exportarse de varios formularios con los mismos grupos de campos de datos a los tipos de archivos XML y CSV (valores separados por comas). Estos tipos de archivos pueden abrirse a través de Excel o de programas de hojas de cálculo similares; cada formulario está representado por una fila y cada campo del formulario por una columna. Las etiquetas de los campos en los formularios se transforman en el texto de la fila del encabezado para las columnas de la hoja de cálculo. Pueden procesarse todos los tipos de campos de formularios, excepto los campos de firma. Esta exportación está disponible, incluso si no se ha cargado ningún archivo PDF; no se incluyen todos los archivos abiertos.
Para una exportación eficiente, todos los formularios deben tener el mismo grupo de nombres de campo. Pueden procesarse formularios de varias páginas. Se recomienda un archivo PDF por formulario, pero también se acepta un solo PDF con un conjunto de formularios agrupados, siempre que los grupos de campos del formulario sean idénticos. Si hay diferencias de campo entre los formularios, todos los nombres de campos que no sean iguales generan columnas en la tabla de salida. Todos los campos de la tabla resultante tienen un tipo de celda genérico que acepta cualquier entrada; utilice su programa de hoja de cálculo para configurar otros tipos de celdas (p. ej. solo números, moneda o fecha).
Para exportar datos de varios formularios, realice los siguientes pasos.
- Seleccione .
- Haga clic en Agregar archivos y seleccione los archivos que desee de una carpeta.
- De manera opcional, haga clic en Agregar archivos varias veces para agregar archivos de otras carpetas.
- Utilice Agregar archivos y Eliminar archivos hasta que la lista de archivos esté lista.
- Seleccione Incluir lista más reciente de archivos de los cuales se puede exportar datos para agregar a la lista todos los formularios de la última sesión de exportación.
- Haga clic en Exportar y luego especifique la carpeta de salida, el nombre y el tipo del archivo (CSV o XML).
- En el cuadro de diálogo Progreso de exportación, haga clic en Ver archivo ahora si desea ver el resultado en su aplicación de hoja de cálculo.
- En su aplicación de hoja de cálculo, cambie el nombre del texto de los encabezados de columna como prefiera (por ejemplo, necesario para los campos de botones de selección o botones de radio).
- En su aplicación de hoja de cálculo, utilice Guardar como y seleccione un tipo de archivo adecuado (como Hoja de cálculo de Excel). Si no lo hace, el archivo permanecerá en formato CSV o XML.
Unificar nombres de campo antes de exportar
Es mejor conformarse con nombres de campo unificados al crear/diseñar el archivo de formulario original.
Si faltan nombres de campo, si estos no son apropiados o no están unificados, puede solucionarlo modificándolos en el programa de hoja de cálculo después de exportar.
- Abra un archivo PDF que tenga campos de formulario activos.
-
Haga clic en la herramienta Controles de formulario (
) de la barra Panel para mostrar el panel Controles de formulario.
- Haga doble clic en el nombre de un control del panel, o seleccione Propiedades en su menú contextual.
- Modifique el Nombre del campo como prefiera y haga clic en Cerrar.
- Repita este procedimiento con otros nombres de campo y formularios según sea necesario.
Solución de problemas de exportación e importación de datos de formularios
- Determine si el problema tiene que ver con un conjunto de formularios específico procesando un conjunto de formularios de muestra más simple.
- Si los formularios se enviaron por correo electrónico, asegúrese de que se hayan completado las descargas y de que estas se hayan realizado en una unidad local. Evite acceder a los archivos directamente desde un cliente de correo electrónico o una carpeta temporal.
- Si no puede guardar en una ubicación de la red, guarde en una carpeta local sin restricciones de seguridad.
- Si no puede guardar en un tipo de archivo (por ejemplo, XML), pruebe la otra opción (CSV).
- Los formularios grandes (con cientos de páginas o miles de campos) pueden generar problemas: divida los archivos en secciones.
- Los textos muy largos dentro de un campo único pueden truncarse durante la exportación. Por lo general, Excel tiene un límite de 256 caracteres por celda.