Crear archivos PDF desde sistemas de gestión de documentos

Power PDF Advanced es compatible con varios sistemas de gestión de documentos. Power PDF Advanced muestra un grupo de fichas para cada sistema de gestión documental (DMS) detectado y compatible que haya sido habilitado durante una instalación personalizada, o agregado posteriormente volviendo a ejecutar el instalador y haciendo clic en Cambiar.

Los sistemas compatibles están descritos en Requisitos del sistema.

Los archivos PDF que puede crear también se pueden guardar en el DMS, de uno en uno. Consulte Guardado en sistemas de gestión de documentos.

Crear archivos PDF desde iManage WorkSite

Use la barra de herramientas de Kofax PDF del complemento Kofax PDF en la aplicación cliente iManage. Consulte Acerca de la barra de herramientas Conector de iManage para obtener información sobre las características del complemento.

Crear un PDF utilizando la interfaz web de iManage

Necesita lo siguiente para esta tarea:

El complemento Power PDF para iManage 10 instalado en el servidor iManage.
Una cuenta de iManage en funcionamiento.

Con su navegador de Internet, inicie sesión en iManage.
Seleccione los archivos que desee convertir. Puede seleccionar archivos XPS, Office y de imagen.
Ejecute el comando Crear PDF realizando cualquiera de las siguientes acciones:
- Haga clic en el icono … situado junto al documento de la derecha, luego seleccione Crear PDF ().
- Haga clic en Crear PDF () en el encabezado de la lista de documentos.
- Abra la vista previa del documento y, a continuación, haga clic en Crear PDF () en el encabezado.
Si ha seleccionado varios archivos, aparecerá el cuadro de diálogo Fusionar elementos en un PDF.
1. Decida cómo utilizar los archivos seleccionados:
  - Crear un PDF para cada documento de entrada: crea un archivo PDF a partir de cada documento de origen, utilizando los nombres de archivo originales.
  - Combinar archivos en un único documento PDF: combina todos los archivos de origen en un solo archivo PDF de salida. En la lista siguiente, seleccione un archivo y, a continuación, configure el orden con los botones Arriba y Abajo .
2. Seleccione cómo cargar el archivo o los archivos resultantes en el servidor de iManage:
  - Guardar un nuevo documento: carga el archivo o los archivos de salida como un nuevo documento de iManage. Los documentos nuevos tienen el mismo nombre pero un número de documento único. Opcionalmente, seleccione Relacionar PDF con el original para asociar el archivo original en las propiedades del archivo.
  - Save new version: carga el archivo o los archivos de salida como una versión del documento o documentos de iManage.
    
    cada versión del documento puede tener un formato de archivo diferente.
Si ha seleccionado un único archivo, aparecerá el cuadro de diálogo Guardar como. Seleccione cómo cargar el archivo resultante en el servidor de iManage tal como se describe arriba.

Cuando finalice la carga, el archivo o los archivos de salida aparecerán en la lista de documentos de iManage. Actualice la lista según sea necesario. Para obtener más información, consulte Integración en DMS.

Crear archivos PDF desde eDOCS

La aplicación cliente Extensión para DM (gestión de documentos) del Explorador de Windows es necesaria para realizar esta tarea.

Para crear un PDF a partir de un archivo en eDOCS, realice los pasos siguientes.

En el Explorador de Windows, haga clic en uno o más archivos que no sean PDF.

Consulte el tema Asistente de PDF Create para obtener la lista de tipos de archivo compatibles.
Haga clic en Crear PDF en el menú contextual.

También está disponible el elemento Enviar PDF por correo electrónico.
Para crear un PDF a partir de un archivo externo, seleccione Crear nuevo PDF desde el menú Documento. Al generar el perfil del documento, se define el documento de origen y la ubicación de destino en eDOCS.

Crear PDF en Worldox, EMC Documentum y DocuShare utilizando el Asistente de Create

Si no puede abrir los archivos de origen directamente en su sistema de gestión de documentos, utilice el Asistente de Create. Use la opción Agregar > Abrir desde el DMS en el Asistente de Create para acceder a un archivo y luego, seleccione Guardar en DMS para guardar el archivo PDF resultante en su DMS. Para obtener detalles, consulte Guardado en sistemas de gestión de documentos.

Inicie el Asistente de Create.
Haga clic en Agregar y luego seleccione Abrir desde el DMS en la lista desplegable.
Si se configura más de una conexión de sitios en la nube, un cuadro de diálogo ofrecerá sitios de almacenamiento en la nube (como Evernote o SharePoint). Seleccione el sitio que prefiera.
Proporcione credenciales si es necesario e inicie sesión en el sitio de almacenamiento.

También se ofrecen los demás DMS compatibles que tengan un componente cliente en su ordenador, siempre que se hayan habilitado en el curso de una instalación personalizada o posteriormente al volver a ejecutar la instalación personalizada.
Utilice la interfaz de usuario específica de DMS para localizar y cargar los archivos en el Asistente de Create.
Establezca los perfiles y las opciones como prefiera.
Haga clic en Guardar.

Aparecerá el cuadro de diálogo Configuración de destino.
Seleccione Guardar en DMS en la lista Destino.
Seleccione cómo gestionar los conflictos de nombres de archivo en la lista Si el archivo existe.
- Consultar el nombre del archivo
- Reemplazar el archivo existente
- Cambiar automáticamente el nombre del archivo creado
Establezca más opciones según sus preferencias y, a continuación, haga clic en Aceptar.
Haga clic en Iniciar creación de PDF ().
Utilice la interfaz de usuario específica del DMS para acceder a una ubicación y proporcione el nombre de los archivos de salida.

Crear archivos PDF a partir de archivos externos en SharePoint

Para que esta funcionalidad esté disponible en SharePoint, debe configurarla un administrador.

Para crear un PDF a partir de un archivo externo que no sea PDF en SharePoint, realice los pasos siguientes.

Localice la carpeta preferida de SharePoint para cargar archivos.
Haga clic en Nuevo.
Haga clic en el elemento Nuevo Kofax PDF y, a continuación, busque el archivo.

El nombre del elemento puede variar, ya que puede ser configurado por el administrador.

Trabajo en curso

Al trabajar en SharePoint, eDOCS Enterprise o iManage WorkSite, los controles de Kofax PDF ofrecen dos servicios:

Seleccionar un único archivo que no sea PDF en la interfaz del DMS y convertirlo en un archivo PDF en el mismo lugar. El archivo de origen permanece intacto. El PDF se coloca en la misma ubicación y tendrá el mismo nombre que el archivo origen.
Seleccionar un único archivo que no sea PDF desde el equipo local para convertirlo en un PDF e importarlo en el sistema DMS en la ubicación de ese momento o bien en una definida por el usuario.

En ambos casos, estas conversiones directas se llevan a cabo en segundo plano. Los archivos de imagen como BMP, JPG, PNG, TIFF y los archivos de documentos como XPS, PS y EPS se procesan directamente con la configuración predeterminada adecuada. Otros documentos (como los archivos Word) se imprimen en PDF Create. Así, la aplicación nativa relacionada con el tipo de archivo debe encontrarse en su sistema. En tales casos, la conversión se realiza utilizando la configuración actual en el controlador de impresora de Power PDF.

Crear PDF desde un DMS en el Asistente de Create

Los archivos importados desde un DMS son copias de solo lectura; los originales permanecen sin modificaciones.

Para crear documentos PDF utilizando los documentos de un DMS, realice los siguientes pasos.

Inicie el Asistente de Create.
Haga clic en Agregar y luego seleccione Abrir desde el DMS en la lista desplegable.
Si se configura más de una conexión de sitios en la nube, un cuadro de diálogo ofrecerá sitios de almacenamiento en la nube (como Evernote o SharePoint). Seleccione el sitio que prefiera. El Asistente de Create recuerda su elección y no vuelve a ofrecer el cuadro de diálogo Selección de DMS hasta que reinicie la aplicación.
Proporcione credenciales si es necesario e inicie sesión en el sitio de almacenamiento.

También se ofrecen los demás DMS compatibles que tengan un componente cliente en su ordenador, siempre que se hayan habilitado en el curso de una instalación personalizada o posteriormente al volver a ejecutar la instalación personalizada.
Utilice la interfaz de usuario específica de DMS para localizar y cargar los archivos en el Asistente de Create.
Haga clic en Iniciar creación de PDF ().