Combinar elementos de Outlook en un archivo PDF
Es posible combinar los elementos seleccionados o una carpeta completa (con o sin sus subcarpetas) en un único archivo PDF. Para poder navegar entre los elementos archivados, el archivo PDF contiene marcadores para cada mensaje de correo electrónico.
Preparar la configuración para archivar elementos de Outlook en un archivo PDF
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Haga clic en la herramienta Configuración de la ficha Kofax PDF para mostrar el cuadro de diálogo Configuración con el panel Configuración de archivado de correo abierto.
Consulte el cuadro de diálogo Configuración para obtener más detalles.
- En el panel, seleccione una versión de PDF de la lista Formato para archivar.
- Seleccione Combinar mensajes en un único archivo PDF en Método para archivar.
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Decida cómo procesar los archivos adjuntos de mensajes de correo, si los hubiere.
Para obtener más información, consulte cómo procesar los archivos adjuntos de mensajes de correo.
- Para cerrar el cuadro de diálogo, haga clic en Aceptar.
Iniciar el archivado de elementos de Outlook en un archivo PDF
Modifique la configuración tal y como se describe en Preparar la configuración para archivar elementos de Outlook en un archivo PDF y, a continuación, continúe con los pasos siguientes.
- Seleccione los elementos que se deben archivar.
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Haga clic en una herramienta en función de su selección.
Si selecciona uno o más archivos, haga clic en la herramienta Archivar carta de la ficha Kofax PDF.
Si selecciona una carpeta, haga clic en la herramienta en la ficha Kofax PDF.
Para archivar solo citas futuras o pasadas, pase el calendario a vista de semana o mes, seleccione solamente el período de tiempo y use Archivar carta en lugar de Archivar carpeta. -
En el cuadro de diálogo Seleccionar carpeta raíz de archivado o Guardar como, seleccione la carpeta de destino donde se deben guardar los elementos.
La carpeta de destino predeterminada para Outlook es Documentos\Favoritos de PDF\Archivo de Outlook. Los nombres de los archivos PDF se generarán automáticamente a partir de la propiedad Asunto de cada elemento seleccionado. Si es necesario, se agregará automáticamente un número al final del nombre del archivo para evitar conflictos con los nombres.
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Haga clic en Guardar para iniciar el proceso de archivado.
Una vez finalizado el proceso, los archivos se guardarán en la carpeta de destino. Aparecerá un indicador de progreso; en caso de que tenga problemas, se generará un informe en formato PDF con los archivos adjuntos.
Durante el archivado, se agregan marcadores a los archivos PDF para facilitar la navegación. Utilice estos marcadores para encontrar los mensajes de correo electrónico con mayor rapidez. El programa genera una lista jerárquica de marcadores, en la que los marcadores señalan las primeras páginas de los mensajes. Los marcadores se agrupan por fecha, remitente y asunto. El remitente y el asunto se ordenan alfabéticamente en forma ascendente, y la fecha, en orden descendente.