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Archivar carpetas

Puede archivar carpetas completas con o sin subcarpetas en Microsoft Outlook.

Las carpetas pueden ser las tradicionales (Bandeja de entrada, Elementos enviados, Correo grande, Para seguimiento...), las carpetas personalizadas o archivadas, el Calendario, las Tareas o los Contactos.

Para preparar el archivado de una carpeta de correo, realice los pasos siguientes.

  1. Icono Configuración Haga clic en la herramienta Configuración de la ficha Kofax PDF para mostrar el cuadro de diálogo Configuración con el panel Configuración de archivado de correo abierto.

    Consulte el cuadro de diálogo Configuración para obtener más detalles.

  2. En el panel, seleccione una versión de PDF de la lista Formato para archivar.
  3. Seleccione el método preferido en Método para archivar. Consulte el cuadro de diálogo Configuración para obtener más detalles.
  4. Para archivar también las subcarpetas, seleccione Archivar subcarpetas.
  5. Para cerrar el cuadro de diálogo, haga clic en Aceptar.

Cree el archivado. Siga el proceso que mejor se adapte a sus preferencias:

  • Archive el contenido de la carpeta en archivos independientes. Consulte Archivar elementos de Outlook en archivos separados para ver los pasos detallados.

    Cuando se archivan las carpetas completas con un archivo PDF separado generado para cada elemento seguramente la cantidad de archivos generados será grande. Cada cita del calendario, cada tarea o cada contacto se considera un elemento separado. Tal vez sea preferible archivar un único archivo PDF o un paquete. Para evitar el archivado de archivos innecesarios, cree una carpeta temporal para tener solamente los archivos necesarios y archive esa carpeta.

  • Archive el contenido de la carpeta en un único archivo PDF. Consulte Combinar elementos de Outlook en un archivo PDF para ver los pasos detallados.

    De manera opcional, seleccione Dividir por páginas y especifique el número máximo de páginas que desee incluir en una sola división. Los archivos más pequeños requieren menos recursos cuando se abren.

  • Archive el contenido de la carpeta en un paquete de PDF. Consulte Crear un paquete PDF a partir de elementos de Outlook para ver los pasos detallados.

    De manera opcional, seleccione, Dividir por tamaño de archivo y especifique el tamaño máximo de archivo en MB para una sola división. Los archivos más pequeños requieren menos recursos cuando se abren.