حول الأرشفة

يمكن تحويل رسائل البريد بامتدادات MSG وEML إلى PDF للأرشفة أو لأغراض أخرى. يمكن القيام بذلك حتى في حالة عدم وجود عميل بريد مثبت على الكمبيوتر. يمكن استيراد ملف أو أكثر من ملفات الرسائل إلى Power PDF. يمكن خلط MSG وEML وغيرها من الملفات المدعومة في تحديد متعدد. يوضع كل ملف PDF تم إنشاؤه في مثيل متفرق من Power PDF. يمكن إجراء الاستيراد إلى Power PDF بثلاث طرق:

• سحب وإسقاط ملف أو أكثر من سطح المكتب في نافذة Power PDF فارغة.
• استخدام الملف > فتح، وحدد "كل الملفات" تحت نوع الملف. يمكن الوصول إلى الملفات من نظام الملفات المحلي أو نظام إدارة المستندات (DMS) المثبت.
• استخدام أي من الأوامر الموجودة تحت الملف > جديد > من الملف، وتابع كما هو موضح أعلاه.

الطريق الثاني لتحويل ملفات الرسائل إلى PDF هو استخدام "مساعد الإنشاء". يمكن إضافة ملفات MSG وEML إلى قائمة الملفات مع أي أنواع ملفات أخرى مدعومة. وتتاح خيارات حفظ مختلفة، كما هو الحال عند الرغبة في تضمين جميع الملفات التي تم إنشاؤها في ملف PDF واحد، إلى جانب استخدام ملفات التعريف وجميع الإعدادات المرتبطة بها.

لا تتاح ميزة الأرشفة هذه إلا إذا كان البرنامج متكاملا مع Microsoft Outlook. في التثبيت النموذجي تكون ميزة أرشفة البريد متاحة بشكل افتراضي.

في Microsoft Outlook يمكن الأرشفة إلى PDF باستخدام الأدوات التالية الموجودة في شريط أدوات "Kofax PDF":

	أرشفة المجلد: أرشفة مجلد البريد المحدد حاليًا في النافذة الرئيسية إلى مجموعة من ملفات PDF. هذه الأداة متاحة فقط في نافذة Outlook الرئيسية.
	أرشفة البريد: أرشفة العناصر المحددة حاليًا إلى مجموعة من ملفات PDF.

راجع حول الأرشفة.

قد تكون المجلدات قياسية (صندوق الوارد أو البريد المرسل أو البريد الكبير أو للمتابعة) أو مجلدات مخصصة أو مجلدات أرشفة أو التقويم أو المهام أو جهات الاتصال.

طرق الأرشفة التالية متاحة:

• أرشفة العناصر في ملفات PDF منفصلة

• دمج العناصر في ملف PDF واحد

• إنشاء حزمة PDF من عناصر Outlook

يعتبر كل موعد في التقويم أو مهمة أو جهة اتصال عنصرًا منفصلًا.

يتم دائمًا أرشفة مرفقات البريد بتنسيقها الأصلي إما في ملف منفصل يرجع إليه برابط تشعبي، أو يرفق بملف PDF المرتبط الذي تم إنشاؤه من البريد. راجع أرشفة مرفقات البريد للتعرف على التفاصيل.

يمكن تحديد إعدادات الأرشفة في مربع حوار "الإعدادات".