أرشفة عناصر Outlook في ملفات منفصلة

يمكن أرشفة جميع العناصر المحددة أو مجلد كامل (بمجلداته الفرعية أو بدونها) في ملفات PDF منفصلة توضع في مجلد تحدده. يتبع هيكل المجلدات الذي تم إنشاؤه هيكل المجلدات في Outlook.

عند أرشفة التقويمات يكون كل موعد عنصرًا منفصلاً، وبالتالي قد يكون عدد ملفات PDF المُنشأة كبيرًا. وبالمثل، تصبح كل مهمة وكل جهة اتصال ملف PDF قائم بذاته.

تحضير الإعدادات لأرشفة عناصر Outlook في ملفات منفصلة

انقر فوق أداة "الإعدادات" في علامة التبويب Kofax PDF لعرض مربع الحوار "الإعدادات" مع فتح لوحة "إعدادات أرشفة البريد".

راجع مربع حوار "الإعدادات" للتعرف على التفاصيل.
في اللوحة حدد نسخة PDF من قائمة "تنسيق الأرشيف".
حدد "أرشفة البريد بشكل منفصل" تحت "طريقة الأرشفة".
قرر كيفية التعامل مع مرفقات البريد، إن وجدت.

راجع التعامل مع مرفقات البريد للتعرف على التفاصيل.
انقر فوق "موافق" لإغلاق مربع الحوار.

بدء أرشفة عناصر Outlook في ملفات منفصلة

عدل الإعدادات كما هو موضح في تحضير الإعدادات لأرشفة عناصر Outlook في ملفات منفصلة، ثم تابع الخطوات التالية.

حدد العناصر المطلوب أرشفتها.
انقر فوق أداة من الأدوات حسب التحديد.
- إذا حددت ملفًا أو أكثر فانقر فوق أداة أرشفة البريد في علامة التبويب Kofax PDF.
- إذا حددت مجلد فانقر فوق الأداة في علامة التبويب Kofax PDF.
لأرشفة مواعيد مستقبلية أو سابقة انقل التقويم إلى عرض الأسبوع أو الشهر، وحدد الفترة الزمنية المطلوبة، واستخدم "أرشفة البريد" بدلا من "أرشفة المجلد".
في مربع الحوار "تحديد أرشفة المجلد الأساسي" أو "حفظ باسم" حدد المجلد الهدف حيث يتم حفظ العناصر.

المجلد الهدف الافتراضي لتطبيق Outlook هو: Documents\PDF Favorites\Outlook Archive. يتم توليد أسماء ملفات PDF تلقائيًا من سطر الموضوع لكل عنصر محدد. إذا لزم الأمر يضاف رقم لاحق لاسم الملف تلقائيًا لتجنب تعارض التسمية.
انقر فوق "حفظ" لبدء عملية الأرشفة.

عند انتهاء العملية يتم حفظ الملفات في المجلد الهدف. يتم عرض مؤشر التقدم، وفي حالة حدوث مشاكل يتم إنشاء تقرير PDF مع المرفقات.