› إنشاء PDF › حول إنشاء ملفات PDF من التطبيقات المتكاملة › إنشاء ملفات PDF من مرفقات البريد الإلكتروني في Outlook

إنشاء ملفات PDF من مرفقات البريد الإلكتروني في Outlook

يتيح البرنامج إنشاء ملفات PDF من مرفقات البريد في Microsoft Outlook.

يتم إطلاق عملية الإنشاء باستخدام أداة إنشاء ملف PDF من المرفقات (رمز إنشاء ملف PDF من المرفقات) التي تظهر في علامة تبويب Kofax الموجودة في كل من النافذة الرئيسية ونافذة البريد المفتوحة. لا تنشط الأداة إلا عند وجود مرفق بالرسالة المحددة حاليًا.

عندما تقوم بإعداد بريد صادر يمكن تحديد ملفات غير PDF من جهاز الكمبيوتر المحلي لتحويلها إلى PDF وإرفاقها بالرسالة. راجع إنشاء ملفات PDF لتصبح مرفقات بريد للتعرف على التفاصيل.

لإنشاء ملفات PDF من مرفقات البريد تابع الخطوات أدناه.

  1. تعيين التفضيلات للتعامل مع المرفقات
  2. إنشاء ملفات PDF من المرفقات

تعيين التفضيلات للتعامل مع المرفقات

  1. انقر فوق أداة الإعدادات (رمز الإعدادات) في علامة التبويب Kofax PDF في Outlook.

    يظهر مربع حوار "الإعدادات".

  2. في علامة تبويب "إنشاء PDF" في مربع حوار "الإعدادات" حدد كيفية التعامل مع الرسائل التي بها عدة مرفقات:
    • حدد "تحويل كل المرفقات" لتحويل جميع المرفقات في كل مرة دون تفاعل، وإرسالها إلى آخر موقع حفظ تم استخدامه.
    • حدد "المطالبة بالتحديد" لاستلام قائمة بالمرفقات. يسمح ذلك بتحديد أي منها ترغب في تحويله، وتحديد موقع الحفظ.
  3. انقر فوق "موافق" لحفظ التغييرات.

إنشاء ملفات PDF من المرفقات

  1. حدد رسالة يوجد بها مرفق واحد أو أكثر من أنواع الملفات المدعومة.

    يعمل هذا الأمر على المرفقات داخل الرسالة النشطة حاليًا. يتم إنشاء ملف PDF واحد لكل مرفق، ويأخذ ملف PDF اسمه من اسم ملف المرفق. يمكن تحديد موقع هدف واحد لملفات PDF التي يتم إنشاؤها. إذا كان المرفق عبارة عن ملف PDF يتم حفظه في الموقع الهدف دون معالجة. إذا كانت المرفقات من أنواع ملفات مختلطة تحفظ ملفات PDF مباشرة، وتحول الملفات الأخرى إلى PDF.

  2. حدد أداة إنشاء PDF من المرفقات (الموضحة أعلاه) في علامة تبويب "Kofax PDF لـ Outlook".
  3. إذا قمت بتعيين التفضيل "تحويل جميع المرفقات" تحفظ ملفات PDF في آخر مجلد تم استخدامه.
  4. إذا طلبت ظهر مطالبة يتيح مربع حوار "قائمة الملفات المرفقة" تحديد المرفقات التي تريد تحويلها.
  5. يقترح مجلد هدف. المجلد الهدف الافتراضي هو: Documents\PDF Favorites\Outlook Archive. اختياريًا، انقر فوق "استعراض" لتغيير المجلد.

    إذا كان ملف PDF موجودًا بالفعل في موقع الحفظ بنفس اسم PDF على وشك الإنشاء يحصل الملف الجديد على لاحقة عددية للإبقاء على تفرد أسماء الملفات.
    إن دعت الحاجة إلى تغيير المجلد الهدف للحفظ التلقائي فانتقل إلى "الإعدادات" وحدد المطالبة؛ يتيح هذا تغيير الوجهة، ثم استخدم "الإعدادات" لاستعادة التحويل التلقائي.

  6. انقر فوق "موافق" لبدء الإنشاء.

    يظهر تحذير إن تعذر التحويل. تتم معالجة ملفات الصور (bmp وjpg وpng وtif) وxps وps وeps مباشرة. تتم طباعة المستندات الأخرى (مثل ملفات Word) إلى PDF Create. هذا يعني أن التطبيق الأصلي المرتبط بنوع الملف يجب أن يكون موجودًا على النظام المستخدم.

في جميع الحالات يظهر مربع معلومات "النتائج" للإبلاغ عن نجاح التحويل. يتيح ذلك فتح مجلد الخرج، أو عرض ملف PDF الناتج بالنقر المزدوج فوق اسمه.