› إنشاء PDF › كيفية إنشاء مستندات PDF › إنشاء ملفات PDF من أنظمة إدارة المستندات

إنشاء ملفات PDF من أنظمة إدارة المستندات

يدعم Power PDF Advanced العديد من أنظمة إدارة المستندات. Power PDF Advanced يعرض مجموعة علامات تبويب لكل نظام إدارة مستندات (DMS) تم اكتشافه ودعمه، والذي تم تمكينه أثناء عملية تثبيت مخصصة، أو إضافته لاحقًا بإعادة تشغيل المثبت، والنقر فوق تغيير.

الأنظمة المدعومة مفصلة في متطلبات النظام.

يمكن أيضًا حفظ ملفات PDF التي تقوم بإنشائها في DMS واحدًا تلو الآخر. راجع الحفظ في أنظمة إدارة المستندات.

إنشاء ملفات PDF من iManage WorkSite

استخدم شريط أدوات Kofax PDF داخل وظيفة Kofax PDF الإضافية في تطبيق عميل iManage. راجع حول شريط أدوات مكون iManage الإضافي للتعرف على تفاصيل حول ميزات الوظائف الإضافية.

إنشاء PDF باستخدام واجهة ويب iManage

تحتاج إلى الآتي لهذه المهمة:

  • وظيفة Power PDF الإضافية لبرنامج iManage 10 مثبتة على خادم iManage.

  • حساب iManage عامل.

  1. استخدام متصفح الإنترنت لتسجيل الدخول إلى iManage.
  2. حدد الملفات المراد تحويلها. يمكن تحديد ملفات XPS وOffice وملفات صور.
  3. قم بتشغيل أمر إنشاء PDF للمتابعة في أي مما يلي:
    • انقر فوق رمز… بجانب المستند على اليمين، ثم حدد إنشاء PDF (رمز إنشاء PDF).
    • انقر فوق إنشاء PDF (رمز إنشاء PDF) في رأس قائمة المستندات.
    • افتح معاينة المستند، ثم انقر فوق "إنشاء PDF" (رمز إنشاء PDF) في رأس الصفحة.
  4. إذا حددت ملفات متعددة يظهر مربع حوار "دمج العناصر في ملف PDF واحد".
    1. قرر كيفية استخدام الملفات المحددة:

      • إنشاء PDF لكل مستند دخل: إنشاء ملف PDF من كل مستند مصدر، باستخدام أسماء الملفات الأصلية.

      • دمج الملفات في مستند PDF واحد: دمج كل الملفات المصدر في ملف خرج PDF واحد. في القائمة أدناه حدد ملفًا، ثم عين الترتيب باستخدام الزرين "لأعلى" و"لأسفل".

    2. حدد كيفية تحميل الملف الملفات الناتجة إلى خادم iManage:

      • حفظ المستند الجديد: تحميل ملف أو ملفات الخرج كمستند iManage جديد. المستندات الجديدة لها نفس الاسم، ولكن برقم مستند فريد. اختياريًا، حدد "ربط ملف PDF بالأصل" للاقتران بالملف الأصلي في خصائص الملف.

      • Save new version: تحميل ملف أو ملفات الخرج كنسخة من مستند أو مستندات iManage.

        قد يكون لكل نسخة من المستند تنسيق مختلف.

  5. إذا حددت ملفًا واحدًا يظهر مربع الحوار "حفظ باسم". حدد كيفية تحميل الملف الناتج إلى خادم iManage كما هو موضح أعلاه.

عند انتهاء التحميل يظهر ملف أو ملفات الخرج في قائمة مستندات iManage. قم بتحديث القائمة عند اللزوم. لمزيد من المعلومات، راجع التكامل في نظام DMS.

إنشاء ملفات PDF من eDOCS

مطلوب تطبيق عميل ملحق DM Windows Explorer لأداء هذه المهمة.

لإنشاء PDF من ملف في eDOCS اتبع الخطوات التالية.

  1. في مستكشف Windows انقر فوق ملف غير PDF واحد أو أكثر.

    راجع موضوع مساعد الإنشاء PDF للحصول على قائمة بأنواع الملفات المدعومة.

  2. انقر فوق إنشاء PDF في قائمة السياق.

    يوجد عنصر إرسال PDF بالبريد الإلكتروني أيضًا.

  3. لإنشاء PDF من ملف خارجي حدد "إنشاء ملف PDF جديد" من قائمة "المستند". أثناء إنشاء ملف تعريف المستند يتم تحديد المستند المصدر والموقع الهدف في eDOCS.

إنشاء PDF في Worldox وEMC Documentum وDocuShare باستخدام "مساعد الإنشاء"

إذا لم تتمكن من فتح ملفات المصدر مباشرة من نظام إدارة المستندات فاستخدم "مساعد الإنشاء". استخدم إضافة > فتح من DMS في "مساعد الإنشاء" للوصول إلى ملف ما، ثم "حفظ في DMS" لحفظ ملف PDF الناتج مرة أخرى في DMS. للتعرف على التفاصيل راجع الحفظ في أنظمة إدارة المستندات.
  1. ابدأ "مساعد الإنشاء".
  2. انقر فوق "إضافة", ثم فوق "فتح من DMS" في القائمة المنسدلة.
  3. إذا تم إعداد أكثر من اتصال بالموقع السحابي فسيعرض مربع الحوار مواقع تخزين سحابية (مثل Evernote أو SharePoint). حدد الموقع المفضل.
  4. أدخل بيانات الاعتماد إذا لزم الأمر، وسجل الدخول إلى موقع التخزين.

    يعرض أيضًا أي DMS مدعوم مع مكون عميل على جهاز الكمبيوتر، بشرط تمكين ذلك أثناء الإعداد المخصص، أو تشغيل الإعداد المخصص مرة أخرى بعد ذلك.

  5. استخدم واجهة استخدام DMS لتحديد موقع الملفات وتحميلها لاستخدامها في "مساعد الإنشاء".
  6. قم بتعيين ملفات التعريف والخيارات على النحو الذي تفضله.
  7. انقر فوق "حفظ".

    يظهر مربع الحوار "إعدادات الوجهة".

  8. حدد "حفظ في DMS" في قائمة "الهدف".
  9. حدد كيفية معالجة تعارض أسماء الملفات في قائمة "إذا وجد الملف".
    • استعلام عن اسم الملف
    • استبدال الملف الموجود
    • إعادة تسمية الملف الناتج تلقائيًا
  10. قم بإعداد المزيد من الخيارات حسب الرغبة، ثم انقر فوق "موافق".
  11. انقر فوق بدء إنشاء ملف PDF (زر "بدء إنشاء ملف PDF).
  12. استخدم واجهة استخدام نظام DMS للاستعراض وصولاً إلى موقع، وإدخال اسم/أسماء ملفات الخرج.

إنشاء ملفات PDF من ملفات خارجية في SharePoint

لكي تتاح هذه الوظيفة في SharePoint يجب تهيئتها من قبل المسؤول.

لإنشاء ملف PDF من ملف خارجي غير PDF مدعوم في SharePoint اتبع الخطوات التالية.

  1. حدد موقع مجلد SharePoint المفضل للتحميل.
  2. انقر فوق "جديد".
  3. انقر فوق عنصر "Kofax PDF جديد"، ثم استعرض للوصول إلى الملف.

    قد يختلف اسم العنصر لأنه قابل للتهيئة من خلال المسؤول.

العمل الموضعي

عند العمل في SharePoint أو eDOCS Enterprise أو iManage WorkSite توفر عناصر تحكم Kofax PDF خدمتين:
  • تحديد ملف واحد غير PDF على واجهة DMS، وتحويله إلى ملف PDF موضعي. يبقى الملف المصدر كما هو. يوضع ملف PDF في نفس المكان، وبنفس اسم المصدر.
  • تحديد ملف واحد غير PDF من الكمبيوتر المحلي لتحويله إلى PDF، واستيراده من نظام DMS في المكان الحالي أو المحدد.

في كلتا الحالتين هذه تحويلات مباشرة، وتتم في الخلفية. تتم معالجة ملفات الصور مثل BMP وJPG وPNG وTIFF وملفات المستندات مثل XPS وPS وEPS مباشرةً باستخدام الإعدادات الافتراضية المناسبة. تتم طباعة المستندات الأخرى (مثل ملفات Word) إلى PDF Create. لذلك، يجب أن يكون التطبيق الأصلي المرتبط بنوع الملف موجودًا على النظام المستخدم. في هذه الحالات، يتم التحويل باستخدام الإعدادات الموجودة في برنامج تشغيل طابعة Power PDF.

إنشاء PDF من DMS في "مساعد الإنشاء"

الملفات المستوردة من DMS هي نسخ للقراءة فقط، وتبقى النسخ الأصلية كما هي.

لإنشاء مستندات PDF باستخدام مستندات من DMS تابع الخطوات التالية.

  1. ابدأ "مساعد الإنشاء".
  2. انقر فوق "إضافة", ثم فوق "فتح من DMS" في القائمة المنسدلة.
  3. إذا تم إعداد أكثر من اتصال بالموقع السحابي فسيعرض مربع الحوار مواقع تخزين سحابية (مثل Evernote أو SharePoint). حدد الموقع المفضل. يتذكر "مساعد الإنشاء" اختيارك، ولا يعرض مربع حوار "تحديد DMS" في المرة القادمة حتى تقوم بإعادة تشغيل التطبيق.
  4. أدخل بيانات الاعتماد إذا لزم الأمر، وسجل الدخول إلى موقع التخزين.

    يعرض أيضًا أي DMS مدعوم مع مكون عميل على جهاز الكمبيوتر، بشرط تمكين ذلك أثناء الإعداد المخصص، أو تشغيل الإعداد المخصص مرة أخرى بعد ذلك.

  5. استخدم واجهة استخدام DMS لتحديد موقع الملفات وتحميلها لاستخدامها في "مساعد الإنشاء".
  6. انقر فوق بدء إنشاء ملف PDF (زر "بدء إنشاء ملف PDF).