› إنشاء PDF › حول أرشفة عناصر Outlook › إنشاء حزمة PDF من عناصر Outlook

إنشاء حزمة PDF من عناصر Outlook

يمكن أرشفة عناصر البريد المحددة أو مجلد كامل (مع أو بدون مجلداته الفرعية) في حزمة PDF. يتضمن ملف حزمة PDF الذي تم إنشاؤه صفحة غلاف تصف محتوى الملف. يتم تخزين عناصر الحزمة أيضًا في ملفات PDF. تتوقف نسخة PDF على التحديد في مربع حوار "الإعدادات".

لأرشفة عناصر Outlook في حزمة PDF تابع الخطوات التالية:

  1. رمز الإعدادات انقر فوق أداة "الإعدادات" في علامة التبويب Kofax PDF لعرض مربع الحوار "الإعدادات" مع فتح لوحة "إعدادات أرشفة البريد".

    راجع مربع حوار "الإعدادات" للتعرف على التفاصيل.

  2. في اللوحة حدد نسخة PDF من قائمة "تنسيق الأرشيف".
  3. حدد "تخزين رسائل البريد في حزمة PDF" تحت "طريقة الأرشفة".
  4. قرر كيفية التعامل مع مرفقات البريد، إن وجدت.

    عند أرشفة رسائل البريد في حزمة PDF تصبح مرفقات البريد مرفقات PDF. لا يتاح خيار كرابط PDF في هذه الحالة.

  5. انقر فوق "موافق" لإغلاق مربع الحوار.
  6. انقر فوق أداة من الأدوات حسب التحديد.
    • رمز أرشفة البريد إذا حددت ملفًا أو أكثر فانقر فوق أداة أرشفة البريد في علامة التبويب Kofax PDF.
    • رمز أرشفة المجلد إذا حددت مجلد فانقر فوق الأداة في علامة التبويب Kofax PDF.
    لأرشفة مواعيد مستقبلية أو سابقة انقل التقويم إلى عرض الأسبوع أو الشهر، وحدد الفترة الزمنية المطلوبة، واستخدم "أرشفة البريد" بدلا من "أرشفة المجلد".
  7. حدد المجلد الهدف، وأدخل اسم ملف حزمة PDF.
    1. إذا قمت بتحديد ملف PDF موجود فانقر فوق "استبدال" للكتابة فوق الملف الموجود (الذي يفقد محتوياته)، أو انقر فوق "إلحاق" للألحاق بملف PDF الموجود (مع الاحتفاظ بمحتوياته).

    المجلد الهدف الافتراضي لتطبيق Outlook هو: Documents\PDF Favorites\Outlook Archive. يتم توليد أسماء ملفات PDF تلقائيًا من سطر الموضوع لكل عنصر محدد. إذا لزم الأمر يضاف رقم لاحق لاسم الملف تلقائيًا لتجنب تعارض التسمية.

  8. انقر فوق "حفظ".

تبدأ عملية الأرشفة، وتعرض شاشة تقدم العملية. يتضمن ملف PDF الذي تم إنشاؤه على صفحة غلاف بها عدد وأنواع عناصر البريد المؤرشفة. يحول كل عنصر بريد إلى ملف PDF منفصل يضاف إلى ملف الحزمة.