تضمين عناصر Outlook في PDF واحد
يمكن تضمين عناصر محددة أو مجلد بالكامل (مع أو بدون مجلداته الفرعية) في ملف PDF واحد. للمساعدة على التنقل بين العناصر المؤرشفة يوجد بملف PDF إشارات مرجعية لكل بريد فردي.
ضبط الإعدادات لأرشفة عناصر Outlook في ملف PDF واحد
-
انقر فوق أداة "الإعدادات" في علامة التبويب Kofax PDF لعرض مربع الحوار "الإعدادات" مع فتح لوحة "إعدادات أرشفة البريد".
راجع مربع حوار "الإعدادات" للتعرف على التفاصيل.
- في اللوحة حدد نسخة PDF من قائمة "تنسيق الأرشيف".
- حدد "دمج رسائل البريد في ملف PDF واحد" تحت "طريقة الأرشفة".
-
قرر كيفية التعامل مع مرفقات البريد، إن وجدت.
راجع التعامل مع مرفقات البريد للتعرف على التفاصيل.
- انقر فوق "موافق" لإغلاق مربع الحوار.
بدء أرشفة عناصر Outlook في ملف PDF واحد
عدل الإعدادات كما هو موضح في ضبط الإعدادات لأرشفة عناصر Outlook في ملف PDF واحد، ثم تابع الخطوات التالية.
- حدد العناصر المطلوب أرشفتها.
-
انقر فوق أداة من الأدوات حسب التحديد.
إذا حددت ملفًا أو أكثر فانقر فوق أداة أرشفة البريد في علامة التبويب Kofax PDF.
إذا حددت مجلد فانقر فوق الأداة في علامة التبويب Kofax PDF.
لأرشفة مواعيد مستقبلية أو سابقة انقل التقويم إلى عرض الأسبوع أو الشهر، وحدد الفترة الزمنية المطلوبة، واستخدم "أرشفة البريد" بدلا من "أرشفة المجلد". -
في مربع الحوار "تحديد أرشفة المجلد الأساسي" أو "حفظ باسم" حدد المجلد الهدف حيث يتم حفظ العناصر.
المجلد الهدف الافتراضي لتطبيق Outlook هو: Documents\PDF Favorites\Outlook Archive. يتم توليد أسماء ملفات PDF تلقائيًا من سطر الموضوع لكل عنصر محدد. إذا لزم الأمر يضاف رقم لاحق لاسم الملف تلقائيًا لتجنب تعارض التسمية.
-
انقر فوق "حفظ" لبدء عملية الأرشفة.
عند انتهاء العملية يتم حفظ الملفات في المجلد الهدف. يتم عرض مؤشر التقدم، وفي حالة حدوث مشاكل يتم إنشاء تقرير PDF مع المرفقات.
أثناء الأرشفة تضاف الإشارات المرجعية إلى ملفات PDF لتسهيل التنقل. استخدم هذه الإشارات المرجعية للعثور على رسائل البريد بشكل أسرع. يقوم البرنامج بإنشاء قائمة مرجعية هرمية، حيث تشير الإشارات المرجعية إلى الصفحات الأولى من الرسائل. يتم تجميع الإشارات المرجعية حسب التاريخ والمرسل والموضوع. يعرض المرسل والموضوع بترتيب أبجدي تصاعدي، والتاريخ بترتيب تنازلي.