データベースの容量が増大することを防ぐため、古い項目や未使用の項目をシステムから削除する必要があります。

保持ポリシーにより、データベース サイズの最小化を自動的に行うことができます。デフォルトではシステムに保持ポリシーが設定されていないため、すべてのアーティファクトは手動で削除しない限りデータベースに無期限で保持されます。

特定の項目の保持期間および保持するバージョンの数を定義することで、未使用の項目のクリーンアップ、データベースの容量の管理、パフォーマンスの最適化に役立ちます。

「保持ポリシーの構成」を参照してください。

また、『Kofax TotalAgility ベスト プラクティス ガイド』の「保持ポリシー」を参照してください。

バージョン ベースの保持

デフォルトでは、すべてのバージョンが保持されます。オプションとして、フォーム、プロセス (スキンを含む)、ビジネス ルール、分類グループ、抽出グループといったさまざまなメジャー バージョンを保持できます。たとえば、プロセスの最後の 15 バージョンを保持することなどができます。

カスタム保持の場合、デフォルトは最後の 10 バージョンで、最小は 1 バージョンです。

• プロセス バージョンに基づくジョブ (活性状態または終了済み) がある場合、そのプロセス バージョンは削除できません。

• 分類グループまたは抽出グループが削除された場合、Transformation Designer からそのプロジェクトを削除する必要があります。

• 抽出グループを参照するドキュメントがある場合でも、その抽出グループは削除できます。したがって、既存のドキュメントを確認する必要はありません。

時間ベースの保持

デフォルトでは、各項目は無期限で保持されます。カスタムの保持期間を構成できます。

保持期間は、項目を保持する日数、月数、または年数です。保持期間が終了すると、その項目はデータベースから自動的に削除されます。

時間ベースの保持ポリシーは、ドキュメントが保持の対象かどうかを判断する際に、LastAccessedAt プロパティにのみ依存します。ドキュメントが読み取り専用の目的でアクセスされた場合、LastAccessedAt プロパティは変更されません。このプロパティは、ドキュメントが変更されたときにのみ更新されます。たとえば、Capture Client でドキュメントが変更された場合、アクティビティを完了またはキャンセルすると、LastAccessedAt プロパティが更新されます。または、SDK 呼び出しによってドキュメントが変更された場合、変更がデータベースに保持されると、LastAccessedAt プロパティが更新されます。

次のような場合に保持期間を定義できます。

• 内部ユーザー: 終了日が保持期間よりも後の日付である場合。

• 外部ユーザー: 終了日が保持期間よりも後の日付である場合。

• 監査ログ エントリ: ログへの記録日が保持期間よりも後の日付である場合。

• ドキュメント: LastAccessedAt が保持期間よりも後の日付である場合。ドキュメントの削除後、フォルダ階層内にドキュメントが残っていない場合、保持ポリシーによりルート フォルダも削除されます。

• フォルダ: ルート フォルダの LastAccessedAt の日付が保持期間 (ドキュメント保持の値が使用されます) より後で、フォルダ階層にドキュメントが含まれておらず、フォルダ階層にロックされたフォルダが含まれない場合。

  • 保持ポリシーは、サブフォルダを個別に削除しません。サブフォルダは保持ポリシーに一致するルート フォルダの一部として削除されます。

  • 保持ポリシーは、オンライン ラーニング フォルダまたはそのサブフォルダを削除しません。

• KCM パック: 作成日が保持期間よりも後の日付である場合。

特定のプロセスの保持期間を構成し、保持ポリシー システム タスクによってパージされたジョブを取得することができます。プロセス レベルで定義された保持期間は、システム設定よりも優先されます。

「履歴、レポート、および実行」の「無期限に保持」を参照してください。

ドキュメント ベースの保持

デフォルトでは、ドキュメントは無期限で保持されます。カスタムの保持期間を構成できます。

保持期間の設定時:

• 特定の保持設定を持たないすべてのドキュメント タイプでは、「最終アクセス時間」タイム スタンプとシステム設定で設定された期間に基づく一般的な保持動作が使用されます。

• 最終アクセス時間または終了時間を使用した特定の設定を持つすべてのドキュメント タイプについて、保持ポリシーは、その特定のドキュメント タイプの最新バージョン用に構成された設定に基づいてドキュメントを削除します。

• 保持ポリシーによってルート フォルダからすべてのドキュメントが削除されると、ルート フォルダも削除されます。

• ルート フォルダにドキュメントがなく (空のサブフォルダがある場合でも)、その最終アクセス時間がドキュメントに設定された一般的な保持期間よりも以前の場合、ルート フォルダは削除されます。保持ポリシーの実行中は、オンライン ラーニング フォルダは削除されません。

保持プロセスの実行

保持ポリシー システム タスクは、データベースからの項目の削除を処理します。

保持ポリシーは、削除の準備ができている検索されたすべてのドキュメントを常に削除します。保持ポリシーは、「デフォルトの保持チャンク サイズ」の設定に従って、これらのドキュメントをチャンクに分割します。単一の TotalAgility システム タスクがドキュメントのチャンク処理を実行します。これは、単一のシステム タスクの制限時間が 5 分であるため必要になります。たとえば、大量のデータを含む巨大な階層がある場合、システム タスクは 5 分以内にデフォルトの 250 件のドキュメントを削除できないことがあります。このような場合は、チャンク サイズを小さくすることができます。このサイズが小さいほどより多くのシステム タスクが作成され、サイズが大きいほどより少ないシステム タスクが作成されます。

「保持ポリシーの構成」を参照してください。