ドキュメント タイプに対してバリアントを作成し、無視するフィールドを指定できます。これにより、1 つの汎用的なドキュメントを作成し、使用中のバリアントに応じて異なる方法で表示することができます。

ドキュメント バリアントには、次のようなメリットがあります。

• 柔軟性: バリアントを使用することで、柔軟かつスケーラブルなアプローチが可能になります。バリアントを使用すると、複数のフォームを設計および管理することなく、さまざまなドキュメント タイプに対応できます。

• メンテナンスの簡素化: 複数のフォーム テンプレートを管理する代わりに、1 つの汎用フォームのメンテナンスだけで済むようになります。その後、そのフォームを一元的に更新または変更することで労力が軽減され、すべてのドキュメント バリアント間で一貫性が確保されます。

• 効率的なデータ キャプチャ: ユーザーは、ユーザー インターフェイス上で不要なフィールドを非表示にすることで、各ドキュメント タイプの関連フィールドに集中することができ、エラーを最小限に抑えて、データ キャプチャの精度を向上させることができます。

ドキュメント バリアント オプションは、スキャン新規ジョブ作成フォームまたはスキャン アクティビティ フォームを生成するときにのみ使用できます。バリアントは、ファイルのアップロードなどのキャプチャ コントロールでは利用できません。この方法でキャプチャされたドキュメントは、SDK を使用してバリアントを適用するように更新できます。

例として、マスター ドキュメントに注文書、請求書、領収書のサンプル フィールドが含まれているとします。各ドキュメント バリアントは特定のタイプのドキュメントを表し、関連するフィールドが表示され、不要なフィールドは非表示になります。

これらのドキュメント バリアントを作成すると、関係のないフィールドが非表示になり、混乱する要素が軽減されるため、ドキュメント処理の効率が向上し、特定の種類のドキュメントの表示と処理が容易になります。

フィールドを表示および非表示にするドキュメント バリアントに対するアクティビティ バリアントを作成できます。これにより、複数のリソースが、アクティビティに対して有効であってもドキュメントに対しては無効である可能性があると見なされる表示フィールドで、段階的にドキュメントを検証する多段階検証を使用できるようになります。

アクティビティ バリアントには、次のようなメリットがあります。

• 検証ワークフローの強化: アクティビティ バリアントを使用すると、検証の段階に基づいて特定のフィールドを表示または非表示にすることで、より詳細な検証プロセスが可能になります。これにより、各リソースが関連するフィールドにフォーカスを合わせて、正確な検証フィードバックを提供できるようになります。

• 効率的なコラボレーション: 各リソースがさまざまな検証段階で同時に作業できるため、依存関係が軽減され、全体的な効率が向上します。各リソースは、関係のない情報の負担を免れ、割り当てられたフィールドを検証できます。

• データの整合性の向上: さまざまな段階でフィールドを検証することで、プロセスの早い段階で潜在的なエラーや不一致を特定して修正し、ドキュメントの正確性を確保できます。

アクティビティ バリアント オプションは、スキャン、検証、確認、またはドキュメント レビューのアクティビティのためのアクティビティ実行フォームを生成する場合にのみ利用できます。

アクティビティ バリアントはキャプチャ フォームで使用できます。

「キャプチャ複合コントロールのプロパティ」を参照してください。

例として、請求書ドキュメント バリアントと一致するようにアクティビティ バリアントが設計されているとします。各アクティビティ バリアントは、そのアクティビティの要件に合わせて調整された、請求書処理ワークフローの特定の段階を表します。各アクティビティ バリアントで表示および非表示になるフィールドには、検証およびレビューのプロセスが合理化されるように、その段階に対する要件が反映されています。

これらのアクティビティ バリアントにより、より焦点を絞った効率的な検証プロセスが可能になるため、さまざまな関係者が請求書処理ワークフロー内のそれぞれのアクティビティに関連するフィールドを考慮しながら、特定の段階で作業できるようになります。

ドキュメント タイプをスキャン、検証、確認、またはドキュメント レビューのフォーム内で使用した場合、ドキュメントまたはアクティビティ バリアントで無視されるように設定したフィールドは表示されず、そのドキュメントの存続期間中は有効とみなされます。これは、ドキュメントまたはアクティビティ バリアントで無視されるフィールドがフォーム上に存在していても、非表示になることを意味します。

バリアントを設計するときは、実行するマルチフィールド検証ルールに必要なフィールドが表示されていることを確認してください。

検証ルールを適用すると、ドキュメントおよびアクティビティ バリアント レベルで非表示になっているすべてのフィールドが有効とみなされます。複数フィールド検証ルールを設定し、必須フィールドの一部がアクティビティ バリアントによって非表示になっている場合でも、これらのフィールドが複数フィールド ビジネス ルールで使用されている場合、ビジネス ルールは実行されます。ただし、複数フィールドのビジネス ルールがドキュメント バリアントによって非表示になっているフィールドにマッピングされている場合、ビジネス ルールは実行されません。

アクティビティ バリアントを設計して一部のフィールドを非表示にすると、複数フィールドのビジネス ルールが失敗した場合にフィールドを修正できなくなります。

アクティビティを実行するか、スキャンを使用して新しいジョブを作成すると、作成時にバリアントがドキュメントに適用され、バリアントのバージョンは最新のアクティブなバージョンに設定されます。その時点でバリアントが存在しない場合、ドキュメントにバリアントがスタンプされますが、バージョンは 0 に設定されます。バージョンを更新してバリアントを適用するためには、ドキュメントを再分類するしかありません。

バリアント全体を手動で再作成するこなく、ドキュメント タイプ内のバリアント、または親ドキュメント タイプから子にバリアントをコピーして変更できます。

プロセスまたはパッケージの一部としてドキュメント タイプをエクスポートすると、構成されたバリアントはすべて保持されます。

TotalAgility をアップグレードすると、構成されたすべてのバリアントを既存のドキュメント タイプで使用できるようになります。

ドキュメント タイプから削除されたフィールドは、バリアント設定から自動的に削除されます。

ドキュメント タイプの編集中に追加したフィールドは、ドキュメント タイプとプロセスのバリアントに自動的に追加されますが、無視または非表示としてマークされません。

アクティビティの実行時にアクティビティ バリアントが存在しない場合は、ドキュメント バリアントが適用されます。

方法:

• ドキュメント バリアントの作成

• アクティビティ バリアントの作成