アーカイブについて
アーカイブは Outlook に統合されており、電子メール メッセージと添付ファイルで機能します。次のトピックでは、Power PDF での電子メール メッセージのアーカイブに関するさまざまな側面について詳しく説明します。
電子メール メッセージ ファイルのアーカイブまたは変換
拡張子 MSG および EML の電子メール メッセージを、アーカイブや他の目的で PDF に変換できます。この操作は、コンピュータ上にメール クライアントが存在しない場合でも実行できます。1 つ以上のメッセージ ファイルを Power PDF にインポートすることができます。MSG、EML、およびサポートされている他のファイルを複数同時に選択できます。生成された各 PDF は、Power PDF の個別のインスタンスに配置されます。Power PDF へのインポートは、次の 3 つの方法で実行できます。
- 1 つ以上のファイルをデスクトップから Power PDF の空のウィンドウにドラッグ アンド ドロップします。
- を使用して、ファイルの種類で [すべてのファイル] を選択します。ローカル ファイル システムまたはインストールされているドキュメント管理システム (DMS) のファイルにアクセスできます。
- の下にあるいずれかのコマンドを使用して、上記のように手順を続行します。
メッセージ ファイルを PDF に変換するもう 1 つの方法は、Create Assistant を使用することです。MSG および EML ファイルは、サポートされている他のファイルの種類と一緒にファイル リストに追加できます。次に、さまざまな保存オプションを使用できます。たとえば、プロファイルおよび関連するすべての設定を使用して、生成されたすべてのファイルを 1 つの PDF に結合します。
Create Assistant を使用する場合は、使用するプロファイルに設定されている PDF バージョンが、 の下にある Power PDF の設定と同じ PDF バージョンを設定するプロファイルを使用する必要があります。
メール システムとの統合によるアーカイブについて
このアーカイブ機能は、プログラムが Microsoft Outlook に統合されている場合にのみ使用できます。標準インストールでは、メールのアーカイブ機能はデフォルトで利用可能です。
インストーラの [カスタム セットアップ] パネルを使用すると、いつでも統合化を無効または有効にできます。
メール項目のアーカイブについて
Microsoft Outlook では、「[Kofax PDF]」 ツールバーにある次のツールを使用して PDF にアーカイブすることができます。
 |
フォルダをアーカイブ: メイン ウィンドウで現在選択しているメール フォルダを一連の PDF ファイルにアーカイブします。このツールは、Outlook のメイン ウィンドウでのみ使用できます。 |
 |
メールをアーカイブ: 現在選択している項目を一連の PDF ファイルにアーカイブします。 |
「アーカイブについて」を参照してください。
フォルダーには、標準的なフォルダー (受信トレイ、送信済みアイテム、サイズの大きなメール、フォロー アップ対象など)、カスタムまたはアーカイブのフォルダー、予定表、タスク、連絡先などがあります。
利用できるアーカイブ方法は以下のとおりです。
各予定、各タスク、または各連絡先は個別の項目と見なされます。
専用のユーザー フォルダを作成してすべての対象メッセージをそこに移動すると、時間を節約できます。
メール添付ファイルのアーカイブについて
メール添付ファイルは常に元の形式で個別のファイルにアーカイブされ、ハイパーリンクで参照されるか、メールから生成された関連 PDF ファイルに添付されます。詳細については、「メール添付ファイルのアーカイブ」を参照してください。
アーカイブ設定の定義について
アーカイブ設定は [設定] ダイアログ ボックスで定義できます。