› PDF の作成 › Outlook のアイテムのアーカイブについて › Outlook の項目の 1 つの PDF へのマージ

Outlook の項目の 1 つの PDF へのマージ

選択した項目またはフォルダー全体を (サブフォルダーを含めて、または含めずに) 1 つの PDF ファイルに結合することができます。アーカイブした項目間のナビゲートを容易にするために、PDF ファイルには各メールへのしおりが含まれます。

Outlook の項目を 1 つの PDF ファイルにアーカイブするための設定の準備

  1. 設定アイコン [Kofax PDF] タブの [設定] ツールをクリックして、[メールのアーカイブ設定] パネルが開いた状態で [設定] ダイアログ ボックスを表示します。

    詳細については、「[設定] ダイアログ ボックス」を参照してください。

  2. このパネルで、[アーカイブ形式] リストから PDF のバージョンを選択します。
  3. [アーカイブ方法] から [メールを 1 つの PDF ファイルにマージ] を選択します。
  4. 必要に応じて、メールの添付ファイルの処理方法を決定します。

    詳細については、「メール添付ファイルの処理方法」を参照してください。

  5. [OK] をクリックしてダイアログ ボックスを閉じます。

Outlook の項目の 1 つの PDF ファイルへのアーカイブの開始

Outlook の項目を 1 つの PDF ファイルにアーカイブするための設定の準備 の詳細に従って設定を変更し、次の手順を実行します。

  1. アーカイブする項目を選択します。
  2. 選択内容に応じてツールをクリックします。
    • メールをアーカイブ アイコン 1 つまたは複数のファイルを選択した場合は、[Kofax PDF] タブの [メールをアーカイブ] ツールをクリックします。
    • フォルダをアーカイブ アイコン フォルダを選択した場合は、[Kofax PDF] タブにあるツールをクリックします。
    将来または過去の予定を正確にアーカイブするには、週表示または月表示のカレンダーに移動し、必要な期間を正確に選択して、[フォルダをアーカイブ] ではなく、[メールをアーカイブ] を使用します。
  3. [ルート アーカイブ フォルダの選択] または [名前を付けて保存] ダイアログ ボックスで、項目を保存するターゲット フォルダを選択します。

    Outlook のデフォルトのターゲット フォルダは、Documents\PDF Favorites\Outlook Archive です。PDF ファイルの名前は、選択した各項目の件名のプロパティから自動的に生成されます。名前の競合を避けるために、必要に応じてファイル名の末尾に自動的に番号が付けられます。

  4. [保存] をクリックしてアーカイブ プロセスを開始します。

    プロセスが終了すると、ファイルがターゲット フォルダに保存されます。進行状況が表示されます。問題が発生した場合は、添付ファイル付きのレポート PDF が生成されます。

アーカイブ時には、PDF ファイルにしおりが追加されるため、ナビゲーションが容易になります。このしおりを使用すると、すぐにメールが見つかります。このプログラムは、階層構造のしおりリストを生成します。このしおりは、メールの最初のページを指します。しおりは、[日付]、[送信者]、および [件名] でグループ分けされます。[送信者] と [サブジェクト] はアルファベット順に並べられ、[日付] は降順に並べられます。