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フォルダのアーカイブ

Microsoft Outlook のサブフォルダを含めて、またはサブフォルダを含めずに、フォルダ全体をアーカイブすることができます。

フォルダには、標準的なフォルダ (受信トレイ、送信済み項目、サイズの大きなメール、フォロー アップ対象など)、カスタムまたはアーカイブのフォルダ、予定表、タスク、連絡先などがあります。

メール フォルダのアーカイブの準備をするには、次の手順を実行します。

  1. 設定アイコン [Kofax PDF] タブの [設定] ツールをクリックして、[メールのアーカイブ設定] パネルが開いた状態で [設定] ダイアログ ボックスを表示します。

    詳細については、「[設定] ダイアログ ボックス」を参照してください。

  2. このパネルで、[アーカイブ形式] リストから PDF のバージョンを選択します。
  3. [アーカイブ方法] で、希望する方法を選択します。詳細については、「[設定] ダイアログ ボックス」を参照してください。
  4. サブフォルダもアーカイブするには、[サブフォルダもアーカイブ] を選択します。
  5. [OK] をクリックしてダイアログ ボックスを閉じます。

アーカイブを作成します。要件に応じて、適切な処理を実行します。

  • フォルダの内容を別のファイルにアーカイブします。詳細な手順については、「Outlook の項目の個別のファイルへのアーカイブ」を参照してください。

    フォルダ全体をアーカイブ対象とし、項目ごとに個別に PDF を生成する場合は、生成されるファイルの数が多くなる場合があります。予定、タスク、または連絡先は、それぞれが個別の項目として扱われます。1 つの PDF またはパッケージへのアーカイブが適切である場合もあります。不要なファイルをアーカイブしないようにするには、必要なファイルだけを含む一時フォルダを作成し、そのフォルダをアーカイブします。

  • フォルダの内容を 1 つの PDF ファイルにアーカイブします。詳細な手順については、「Outlook の項目の 1 つの PDF へのマージ」を参照してください。

    必要に応じて、[ページ数で分割] を選択し、1 つの分割に含める最大ページ数を指定します。ファイルが小さいほど、開くときに必要なリソースが少なくなります。

  • フォルダの内容を PDF パッケージにアーカイブします。詳細な手順については、「Outlook の項目からの PDF パッケージの作成」を参照してください。

    必要に応じて、[ファイル サイズで分割] を選択し、1 回の分割の最大ファイル サイズを MB 単位で指定します。ファイルが小さいほど、開くときに必要なリソースが少なくなります。