Outlook 電子メール添付ファイルからの PDF ファイルの作成
Microsoft Outlook のメール添付ファイルから PDF ファイルを作成することができます。
作成作業は、メイン ウィンドウおよび開いているメールのウィンドウにある Kofax リボンに表示される [添付ファイルから PDF を作成] ツール (
) を使用して開始できます。このツールは、現在選択されているメッセージに添付ファイルがある場合にアクティブになります。
メールの添付ファイルから PDF ファイルを作成するには、以下の手順を実行します。
添付ファイルの処理に関する設定
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Outlook の [Kofax PDF] タブにある [設定] ツール (
) をクリックします。
[設定] ダイアログ ボックスが表示されます。
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[設定] ダイアログ ボックスの [PDF の作成] タブで、複数の添付ファイルがあるメッセージの処理方法を指定します。
- [すべての添付ファイルを変換] を選択すると、操作しなくても常にすべての添付ファイルが変換され、最後に使用した保存場所に送信されます。
- [ファイルの選択メッセージを表示] を選択すると、添付ファイルのリストが表示されます。このリストで、PDF に変換する添付ファイルと保存する場所を選択できます。
- [OK] をクリックして変更を保存します。
添付ファイルからの PDF の作成
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サポートされているファイル タイプの 1 つまたは複数の添付ファイルを持つメッセージを選択します。
このコマンドは、現在アクティブなメッセージの添付ファイルに対して実行されます。添付ファイルごとに 1 つの PDF ファイルが作成され、それぞれの PDF には添付ファイルのファイル名が付けられます。生成される PDF ファイルには、1 つのターゲットの場所を指定することができます。添付ファイルが PDF ファイルの場合には、処理は行われずにターゲットの場所に保存されます。添付ファイルに複数のファイル タイプが混在している場合は、PDF ファイルは直接保存され、他のファイルは PDF に変換されます。
- [Kofax PDF for Outlook] タブで [添付ファイルから PDF を作成] ツール (上記を参照) を選択します。
- 環境設定の [すべての添付ファイルを変換] を選択している場合は、PDF ファイルは最後に使用したフォルダーに保存されます。
- プロンプトを表示するように指定した場合は、変換する添付ファイルを [添付ファイル リスト] ダイアログ ボックスで選択することができます。
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ターゲット フォルダーが提示されます。デフォルトのターゲット フォルダは Documents\PDF Favorites\Outlook Archive です。 フォルダを変更する場合は、必要に応じて [参照] をクリックします。
作成する PDF と同じ名前の PDF ファイルが保存場所に既に存在する場合は、ファイル名を一意に維持するために、新しいファイルには数値の接尾辞が付けられます。自動保存用のターゲット フォルダを変更する必要がある場合は、[設定] に移動してプロンプト表示を指定します (これによって、保存先を変更できるようになります)。次に、[設定] を使用して自動変換を復元します。
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[OK] をクリックして作成を開始します。
変換が可能でない場合は、警告が表示されます。イメージ ファイル (bmp、jpg、png、tif)、xps、ps、および eps ファイルは直接処理されます。他のドキュメント (Word ファイルなど) は、PDF Create に出力されます。これが意味するのは、ファイル タイプに関連付けられているネイティブ アプリケーションがご利用のシステムに存在する必要があるということです。
いずれの場合も、変換の成功を通知する [結果] 情報ボックスが表示されます。ここでは、出力フォルダを開くことや名前をダブルクリックして生成 PDF ファイルを表示することができます。