Outlook の項目からの PDF パッケージの作成

選択したメール項目またはフォルダー全体を (サブフォルダーを含めて、または含めずに) PDF パッケージにアーカイブすることができます。生成される PDF パッケージファイルのバージョンには、ファイルの内容を説明するカバーページが含まれます。パッケージの要素も PDF ファイルに保存されます。PDF のバージョンは、[設定] ダイアログボックスで選択した内容に応じて異なります。

Outlook の項目を PDF パッケージにアーカイブするには、次の手順を実行します。

[Kofax PDF] タブの [設定] ツールをクリックして、[メールのアーカイブ設定] パネルが開いた状態で [設定] ダイアログボックスを表示します。

詳細については、「[設定] ダイアログボックス」を参照してください。
このパネルで、[アーカイブ形式] リストから PDF のバージョンを選択します。
[アーカイブ方法] で [メールを PDF パッケージとして保存] を選択します。
必要に応じて、メールの添付ファイルの処理方法を決定します。

メールをアーカイブして PDF パッケージにする場合、メールの添付ファイルは PDF の添付ファイルになります。この場合、[PDF リンクとして] オプションは利用できません。
[OK] をクリックしてダイアログボックスを閉じます。
選択内容に応じてツールをクリックします。
- 1 つまたは複数のファイルを選択した場合は、[Kofax PDF] タブの [メールをアーカイブ] ツールをクリックします。
- フォルダを選択した場合は、[Kofax PDF] タブにあるツールをクリックします。
将来または過去の予定を正確にアーカイブするには、週表示または月表示のカレンダーに移動し、必要な期間を正確に選択して、[フォルダをアーカイブ] ではなく、[メールをアーカイブ] を使用します。
ターゲットフォルダーを選択し、PDF パッケージファイルの名前を入力します。
1. 既存の PDF ファイルを指定した場合は、[置換] をクリックして既存のファイルを上書きするか (コンテンツは保持されません)、[追加] をクリックして既存の PDF ファイルに追加します (コンテンツが保持されます)。
Outlook のデフォルトのターゲットフォルダは、Documents\PDF Favorites\Outlook Archive です。PDF ファイルの名前は、選択した各項目の件名のプロパティから自動的に生成されます。名前の競合を避けるために、必要に応じてファイル名の末尾に自動的に番号が付けられます。
[保存] をクリックします。

アーカイブ処理が開始され、進行状況モニターが表示されます。生成される PDF には、アーカイブされたメール項目の数と種類を示すカバーページが含まれます。各メール項目は、個別の PDF に変換されてパッケージファイルに追加されます。