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Outlook の項目の個別のファイルへのアーカイブ

選択したすべての項目またはフォルダ全体を (サブフォルダを含めて、またはサブフォルダを含めずに) アーカイブして個別の PDF ファイルを作成し、指定したフォルダーに保存することができます。作成されるフォルダ構造は、Outlook のフォルダ構造と同じになります。

カレンダをアーカイブする場合、それぞれの予定は個別の項目として扱われるため、生成される PDF ファイル数が多くなる場合があります。同様に、各タスクと各連絡先も個別の PDF ファイルになります。

Outlook アイテムを別のファイルにアーカイブするための設定の準備

  1. 設定アイコン [Kofax PDF] タブの [設定] ツールをクリックして、[メールのアーカイブ設定] パネルが開いた状態で [設定] ダイアログ ボックスを表示します。

    詳細については、「[設定] ダイアログ ボックス」を参照してください。

  2. このパネルで、[アーカイブ形式] リストから PDF のバージョンを選択します。
  3. [アーカイブ方法] で [各メールを個別にアーカイブ] を選択します。
  4. 必要に応じて、メールの添付ファイルの処理方法を決定します。

    詳細については、「メール添付ファイルの処理方法」を参照してください。

  5. [OK] をクリックしてダイアログ ボックスを閉じます。

Outlook の項目の個別のファイルへのアーカイブの開始

Outlook アイテムを別のファイルにアーカイブするための設定の準備 の詳細に従って設定を変更し、次の手順を実行します。

  1. アーカイブする項目を選択します。
  2. 選択内容に応じてツールをクリックします。
    • メールをアーカイブ アイコン 1 つまたは複数のファイルを選択した場合は、[Kofax PDF] タブの [メールをアーカイブ] ツールをクリックします。
    • フォルダをアーカイブ アイコン フォルダを選択した場合は、[Kofax PDF] タブにあるツールをクリックします。
    将来または過去の予定を正確にアーカイブするには、週表示または月表示のカレンダーに移動し、必要な期間を正確に選択して、[フォルダをアーカイブ] ではなく、[メールをアーカイブ] を使用します。
  3. [ルート アーカイブ フォルダの選択] または [名前を付けて保存] ダイアログ ボックスで、項目を保存するターゲット フォルダを選択します。

    Outlook のデフォルトのターゲット フォルダは、Documents\PDF Favorites\Outlook Archive です。PDF ファイルの名前は、選択した各項目の件名のプロパティから自動的に生成されます。名前の競合を避けるために、必要に応じてファイル名の末尾に自動的に番号が付けられます。

  4. [保存] をクリックしてアーカイブ プロセスを開始します。

    プロセスが終了すると、ファイルがターゲット フォルダに保存されます。進行状況が表示されます。問題が発生した場合は、添付ファイル付きのレポート PDF が生成されます。