Questo tipo di protezione è disponibile solo se sul computer è installato un client RMS. Un amministratore di sistema può essere in grado di fornirlo. È inoltre possibile accedere a RMS mediante uno strumento a destra della barra multifunzione Protezione. Il servizio consente di compilare una serie di nomi o gruppi e specificare autorizzazioni e divieti per ognuno di loro, relativamente al documento corrente.

Sono disponibili i diritti seguenti

• Proprietario: pieni diritti sul documento

• Visualizza: diritti solo per visualizzare il documento

• Stampa: diritti di visualizzazione e stampa del documento
• Modifica: i diritti del gruppo o utente definito per modificare il documento.
• Copia o estrazione contenuto: tutto o parte del contenuto può essere incollato in altri documenti

Questi diritti sono un sottoinsieme di autorizzazioni offerte direttamente da questo pannello di Power PDF. Quando le impostazioni vengono definite tramite RMS, appaiono nelle pertinenti voci di elenco di Power PDF. Queste autorizzazioni vengono memorizzate con il documento e rimarranno valide ovunque venga aperto.

Per applicare le impostazioni di sicurezza di RMS si possono usare i metodi seguenti:

• Usa modello definito da amministratore: il modello può essere stato creato da un amministratore di sistema.

• Usa modello locale: è possibile creare un modello di questo tipo.

• Usare una politica personalizzata: è possibile eseguire le impostazioni senza utilizzare un modello.

Sono disponibili ulteriori azioni, ad es. l’impostazione di una data di scadenza per i diritti, che consentono l’accesso quando un utente può richiedere ulteriori diritti e la specifica di un limite di tempo per controllare la licenza (l’impostazione predefinita è di dieci giorni). Stabilisce il periodo per il quale un utente può usare il documento fuori linea. Per impedire la scadenza, l’utente deve reimmettere il server RMS con il documento, per cui la licenza viene rinnovata.

Questa funzione si basa sulla protezione del cloud Azure, non ha bisogno di un server on-premise installato, ma richiede una connessione internet e un account Azure con le seguenti approvazioni:

• Mantieni l'accesso ai dati a cui è stato dato accesso.
• Accesso completo a tutti i file a cui l'utente può accedere.
• Accedi e leggi il profilo utente.
• Crea e accedi a contenuti protetti per gli utenti.
• Leggi tutte le politiche unificate a cui un utente ha accesso.

Accertare che l'impostazione Usa Purview Information Protection invece di AD RMS (richiede il riavvio) sia selezionata nella pagina Protezione della finestra di dialogo Opzioni .

Per applicare Purview Information Protection a un documento, eseguire quanto di seguito:

1. Aprire il documento.

2. Fare clic su Protezione > DRM > Purview Information Protection sulla barra multifunzione.

3. Fare clic su Sì nella finestra di dialogo di conferma con la seguente domanda: "Confermare di modificare le impostazioni di protezione di questo documento?"

   In via opzionale, selezionare l'impostazione Non visualizzare più questo messaggio prima di fare clic su Sì.

4. Si apre la finestra di autenticazione Microsoft. Accedere con le credenziali Azure.

   Una volta eseguita l’autenticazione, viene visualizzata la finestra di dialogo Etichette.

5. Scorrere l'elenco e selezionare un'etichetta da applicare.

   L’amministratore di Azure può gestire le etichette. Per i dettagli, fare riferimento alla documentazione di Purview Information Protection.

   Gli amministratori possono impostare etichette, alle quali gli utenti possono assegnare autorizzazioni personalizzate quando applicano l'etichetta. Se si seleziona una tale etichetta, viene visualizzato un messaggio di conferma, quindi si avvia la finestra di dialogo Autorizzazioni.

6. Nella finestra di dialogo di conferma, seleziona Salva ora per applicare immediatamente le etichette selezionate.

   La barra delle informazioni è visibile sotto la barra multifunzione con un sommario e un pulsante Mostra autorizzazioni a destra.

7. In via opzionale, rivedere o modificare le impostazioni di protezione:

   1. Sulla barra delle informazioni, fare clic su Mostra autorizzazioni per aprire il pannello Informazioni. Fare clic sulla freccia accanto a Proprietà documento per scorrere l’elenco, quindi selezionare Proprietà avanzate.

      Viene visualizzata la finestra di dialogo Proprietà documento.

   2. Selezionare la scheda Protezione.

   3. Riesaminare le autorizzazioni nel Riepilogo azioni consentite.

      Anche se è stata impostata un'etichetta con limitazioni, ad esempio Visualizza solo, se si apre il file in qualità di proprietario del documento, tutte le azioni vengono visualizzate come Consentito. Tuttavia, le restrizioni si applicano comunque agli altri utenti.

   4. In Protezione documento, fare clic su Dettagli per rivedere la descrizione dell'etichetta e l'utente corrente.
   5. In Protezione documento, fare clic su Impostazioni per tornare alla finestra di dialogo Etichette e selezionare un'altra etichetta. Viene di nuovo visualizzato il messaggio di conferma del passaggio 3.