Creare file PDF da allegati e-mail
Il programma consente di creare dei file PDF dagli allegati e-mail in Microsoft Outlook.
La creazione viene lanciata con lo strumento Crea PDF da allegati (
) visualizzato in una scheda Kofax situata sia nella finestra principale sia in una finestra e-mail aperta. Lo strumento è attivo solo quando il messaggio correttamente selezionato ha degli allegati.
Per creare file PDF da allegati e-mail, procedere come segue.
Impostare le preferenze per la gestione degli allegati
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Fare clic sullo strumento Impostazioni (
) nella scheda Kofax PDF di Outlook.
Viene visualizzata la finestra di dialogo Impostazioni.
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All’interno alla scheda Creazione di PDF della finestra di dialogo Impostazioni specificare in che modo gestire i messaggi con più allegati:
- Selezionare Converti tutti gli allegati per fare in modo che tutti gli allegati vengano convertiti e salvati sulla cartella utilizzata durante l'ultimo salvataggio.
- Selezionare Richiedi selezione per ricevere un elenco di allegati. Sarà possibile selezionare gli elementi da convertire e scegliere il percorso di salvataggio.
- Fai clic su OK per salvare le modifiche.
Creare file PDF da allegati
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Selezionare un messaggio con uno o più file allegati in formati compatibili.
Questo comando opera direttamente sugli allegati all’interno del messaggio attivo. Viene creato un file PDF per ogni allegato; ciascun file PDF viene nominato come il file da cui deriva. È possibile specificare un’unica cartella di destinazione per i file PDF generati. Se l’allegato è già un file PDF, questo viene salvato direttamente nella cartella di destinazione senza alcuna elaborazione. Se gli allegati sono di diversa natura, i file PDF vengono salvati direttamente, mentre gli altri file vengono convertiti in PDF.
- Selezionare lo strumento Crea PDF da allegati (mostrato sopra) nella scheda Kofax PDF per Outlook.
- Se le preferenze sono state impostate su Converti tutti gli allegati, i file PDF verranno salvati sull’ultima cartella utilizzata.
- Se si è scelto di ricevere la richiesta della selezione, la finestra di dialogo Elenco file allegati consente di selezionare quali allegati convertire.
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Viene proposta una cartella di destinazione. La cartella di destinazione predefinita è Documenti\Preferiti PDF\Archivio Outlook. In via opzionale, fare clic su Sfoglia per modificarlo.
Se nella cartella di destinazione è già presente un file PDF con il nome di quello in creazione, al nuovo file verrà aggiunto un suffisso numerico per mantenere l’univocità dei nomi dei file.Se si desidera modificare la cartella di destinazione per il salvataggio automatico, accedere a Impostazioni e selezionare il salvataggio manuale così da poter modificare la destinazione. Dopo aver effettuato un salvataggio, accedere nuovamente a Impostazioni per ripristinare la conversione automatica.
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Per avviare la creazione dei file, fare clic su OK.
Se la conversione non è possibile, l’utente ne viene informato. I file di immagine (bmp, jpg, png, tif) e i file xps, ps e eps vengono elaborati direttamente. Gli altri documenti (come i file Word), vengono stampati con PDF Create. Questo significa che sul sistema devono essere installate le applicazioni native associate ai tipi di file.
In tutti i casi, viene visualizzata la finestra informativa Risultati contenente un rapporto sulla conversione. Questa finestra consente di aprire la cartella di destinazione o di visualizzare un file PDF ottenuto, facendo doppio clic sul suo nome.