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Creazione di un pacchetto PDF da elementi di Outlook

È possibile archiviare gli elementi di posta selezionati o un’intera cartella (con o senza le relative sottocartelle) in un pacchetto PDF. Il file di pacchetto PDF generato includerà una copertina descrittiva del contenuto del file. Nei file PDF vengono archiviati anche gli elementi del pacchetto. La loro versione PDF dipende dalla selezione nella finestra di dialogo Impostazioni.

Per archiviare gli elementi di Outlook in un pacchetto PDF, procedere come segue:

  1. icona Impostazioni Fare clic sullo strumento Impostazioni sulla scheda Kofax PDF per visualizzare la finestra di dialogo Impostazioni con il pannello Impostazioni archiviazione posta aperto.

    Per i dettagli, vedere Finestra di dialogo Impostazioni.

  2. Nel pannello selezionare una versione di PDF dall’elenco Formato archivio.
  3. Selezionare Memorizza messaggi come pacchetto PDF in Metodo di archiviazione.
  4. Decidere l’eventuale modalità di gestione degli allegati e-mail.

    Quando i messaggi vengono archiviati in un pacchetto PDF, gli allegati di posta elettronica diventano allegati PDF. In questo caso non sarà disponibile l’opzione Come link PDF.

  5. Fai clic su OK per chiudere la finestra di dialogo.
  6. Fare clic su uno strumento in base alla selezione.
    • icona Archivia posta Se si seleziona uno o più file, fare clic sullo strumento Archivia messaggio sulla scheda Kofax PDF.
    • icona Archivia cartella Se si seleziona una cartella, fare clic sullo strumento sulla scheda Kofax PDF.
    Per archiviare solo gli appuntamenti passati o futuri, impostare la vista del calendario sulla settimana o sul mese, selezionare solo il periodo di tempo desiderato e usare l’opzione Archivia messaggio invece dell’opzione Archivia cartella.
  7. Selezionare la cartella di destinazione e immettere il nome del file pacchetto PDF.
    1. Se è stato specificato un file PDF esistente, fare clic su Sostituisci per sovrascrivere il file esistente (perdendone il contenuto) o su Aggiungi per aggiungerlo al file PDF esistente (mantenendone il contenuto).

    La cartella di destinazione predefinita per Outlook è Documenti\Preferiti PDF\Archivio Outlook. I nomi dei file PDF vengono generati automaticamente sulla base delle proprietà oggetto di ciascun elemento. Un numero finale viene aggiunto automaticamente al nome file, qualora necessario, per evitare conflitti di denominazione.

  8. Fare clic su Salva.

Viene avviato il processo di archiviazione e appare una barra di avanzamento. Il PDF generato dispone di una copertina contenente il numero e il tipo degli elementi di Outlook archiviati. Ciascun elemento di posta viene convertito in un singolo file PDF che viene aggiunto al file del pacchetto.