Archiviazione di elementi di Outlook in file separati
È possibile archiviare tutti gli elementi selezionati o un’intera cartella (con o senza le rispettive sottocartelle) in file PDF distinti da salvare in una specifica cartella. La struttura di cartelle creata corrisponde alla struttura di cartelle di Outlook.
Nell’archiviazione dei calendari, ciascun appuntamento è un elemento distinto, per cui il numero di file PDF generato potrebbe essere molto elevato. Anche le singole attività e i singoli contatti vengono salvati su file PDF distinti.
Preparare le impostazioni per archiviare gli elementi di Outlook in file separati
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Fare clic sullo strumento Impostazioni sulla scheda Kofax PDF per visualizzare la finestra di dialogo Impostazioni con il pannello Impostazioni archiviazione posta aperto.
Per i dettagli, vedere Finestra di dialogo Impostazioni.
- Nel pannello selezionare una versione di PDF dall’elenco Formato archivio.
- Selezionare Archivia messaggi separatamente in Metodo di archiviazione.
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Decidere l’eventuale modalità di gestione degli allegati di posta elettronica.
Per i dettagli, vedere Archiviazione degli allegati della posta.
- Fai clic su OK per chiudere la finestra di dialogo.
Iniziare ad archiviare gli elementi di Outlook in file separati
Modificare le impostazioni come indicato in Preparare le impostazioni per archiviare gli elementi di Outlook in file separati, quindi procedere con i passi successivi.
- Seleziona gli elementi da archiviare.
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Fare clic su uno strumento in base alla selezione.
Se si seleziona uno o più file, fare clic sullo strumento Archivia messaggio sulla scheda Kofax PDF.
Se si seleziona una cartella, fare clic sullo strumento sulla scheda Kofax PDF.
Per archiviare solo gli appuntamenti passati o futuri, impostare la vista del calendario sulla settimana o sul mese, selezionare solo il periodo di tempo desiderato e usare l’opzione Archivia messaggio invece dell’opzione Archivia cartella. -
Nella finestra di dialogo Selezionare la cartella di archiviazione principale o Salva con nome, seleziona la cartella di destinazione in cui devono essere salvati gli elementi.
La cartella di destinazione predefinita per Outlook è Documenti\Preferiti PDF\Archivio Outlook. I nomi dei file PDF vengono generati automaticamente sulla base delle proprietà oggetto di ciascun elemento. Un numero finale viene aggiunto automaticamente al nome file, qualora necessario, per evitare conflitti di denominazione.
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Fai clic su Salva per avviare il processo di archiviazione.
Al termine, i file vengono salvati nella cartella di destinazione. Appare un indicatore di avanzamento; per eventuali problemi viene generato un report PDF con gli allegati.