Unione di elementi di Outlook in un PDF
È possibile unire gli elementi selezionati o un’intera cartella (con o senza le relative sottocartelle) in un unico file PDF. Per semplificare lo spostamento tra gli elementi archiviati, il file PDF contiene segnalibri per ogni singolo messaggio.
Preparare le impostazioni per archiviare gli elementi di Outlook in un file PDF
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Fare clic sullo strumento Impostazioni sulla scheda Kofax PDF per visualizzare la finestra di dialogo Impostazioni con il pannello Impostazioni archiviazione posta aperto.
Per i dettagli, vedere Finestra di dialogo Impostazioni.
- Nel pannello selezionare una versione di PDF dall’elenco Formato archivio.
- Selezionare Unisci messaggi in un file PDF in Metodo di archiviazione.
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Decidere l’eventuale modalità di gestione degli allegati di posta elettronica.
Per i dettagli, vedere Gestione degli allegati e-mail.
- Fai clic su OK per chiudere la finestra di dialogo.
Avviare per archiviare gli elementi di Outlook in un file PDF
Modificare le impostazioni come indicato in Preparare le impostazioni per archiviare gli elementi di Outlook in un file PDF, quindi procedere con i passi successivi.
- Seleziona gli elementi da archiviare.
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Fare clic su uno strumento in base alla selezione.
Se si seleziona uno o più file, fare clic sullo strumento Archivia messaggio sulla scheda Kofax PDF.
Se si seleziona una cartella, fare clic sullo strumento sulla scheda Kofax PDF.
Per archiviare solo gli appuntamenti passati o futuri, impostare la vista del calendario sulla settimana o sul mese, selezionare solo il periodo di tempo desiderato e usare l’opzione Archivia messaggio invece dell’opzione Archivia cartella. -
Nella finestra di dialogo Selezionare la cartella di archiviazione principale o Salva con nome, seleziona la cartella di destinazione in cui devono essere salvati gli elementi.
La cartella di destinazione predefinita per Outlook è Documenti\Preferiti PDF\Archivio Outlook. I nomi dei file PDF vengono generati automaticamente sulla base delle proprietà oggetto di ciascun elemento. Un numero finale viene aggiunto automaticamente al nome file, qualora necessario, per evitare conflitti di denominazione.
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Fai clic su Salva per avviare il processo di archiviazione.
Al termine, i file vengono salvati nella cartella di destinazione. Appare un indicatore di avanzamento; per eventuali problemi viene generato un report PDF con gli allegati.
Durante l'archiviazione, i segnalibri vengono aggiunti ai file PDF per facilitare la navigazione. Questi segnalibri consentono di trovare i messaggi più rapidamente. Il programma genera un elenco gerarchico di segnalibri, dove questi puntano alle prime pagine dei messaggi e-mail. I segnalibri sono raggruppati per data, mittente e oggetto. Mittente e oggetto sono in ordine alfabetico crescente; la date in ordine decrescente.